--- title: "E-Rechnung Polen: KSeF-Rechnungen empfangen | RNJ Transport" description: "Die E-Rechnung über KSeF ist in Polen seit 2026 Pflicht. Käufer im Ausland erhalten sie als PDF oder auf Papier mit QR-Code. Das ändert sich am 1. Januar 2027." url: https://rnjtransport.lt/de/blog/ksef-e-rechnung-polen/ language: de --- # KSeF in Polen: Rechnungen an ausländische Käufer und die Änderungen zum 1\. Januar 2027 Verfasst von - [Nerijus Daujotas](https://rnjtransport.lt/de/ueber-uns/) Geschäftsführer, RNJ Transport - Vytas Dargis Berater Aktualisiert am 24\. Oktober 2026 10 Min. Lesezeit RNJ Transport plant Ladungen auf Routen durch Polen. Dort stellen Unternehmen Rechnungen über das E-Rechnungssystem KSeF aus. Große Unternehmen nutzen es seit 1\. Februar 2026, alle anderen seit 1\. April 2026\. Ein Käufer außerhalb Polens erhält die Rechnung auf einem vereinbarten Weg, etwa als PDF, mit einem QR-Code. Die Ausnahme bis 10.000 PLN im Monat endet am 31\. Dezember 2026. - Das nationale E-Rechnungssystem KSeF ist in Polen ab 1\. Februar 2026 Pflicht für Unternehmen mit einem Umsatz im Jahr 2024 von mehr als 200 Mio. PLN einschließlich Umsatzsteuer und ab 1\. April 2026 für alle anderen Unternehmen. - Bis 31\. Dezember 2026 darf ein polnisches Unternehmen Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen, solange diese zusammen höchstens 10.000 PLN im Monat einschließlich Umsatzsteuer ergeben. Das regelt Artikel 145m des polnischen Umsatzsteuergesetzes. - Ein Käufer ohne Sitz oder feste Niederlassung in Polen erhält die KSeF-Rechnung auf einem mit dem Verkäufer vereinbarten Weg, etwa als PDF oder auf Papier. Nach Artikel 106gb muss sie einen QR-Code tragen. - Ab 1\. Januar 2027 gibt ein Käufer, der in Polen als aktiver Umsatzsteuerpflichtiger registriert ist, bei einer Überweisung an einen anderen polnischen Umsatzsteuerpflichtigen die KSeF-Nummer an. Das regelt Artikel 108g. - Nach geltendem Recht sind die Sanktionsvorschriften für KSeF ab 1\. Januar 2027 anwendbar. Ein Gesetzentwurf, den die Regierung am 20\. Oktober 2026 in den Sejm eingebracht hat, verschiebt diesen Termin auf den 1\. Januar 2028. Transportteam, Klaipėda In unserem Büro in Klaipėda nimmt ein Mensch Ihren Anruf an. [Anfrage senden](mailto:info@rnjtransport.lt) [ +370 698 38573 ](tel:+37069838573) Mo. bis Fr. 08:00–17:00 Uhr, litauische Zeit ## KSeF-Termine von 2026 bis 2028 KSeF, polnisch Krajowy System e-Faktur, ist das nationale System Polens für strukturierte E-Rechnungen. Unternehmen mit einem Umsatz im Jahr 2024 von mehr als 200 Mio. PLN einschließlich Umsatzsteuer stellen Rechnungen seit 1\. Februar 2026 in KSeF aus. Alle anderen Unternehmen folgen seit 1\. April 2026\. Bis 31\. Dezember 2026 darf ein Unternehmen Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen, solange diese zusammen höchstens 10.000 PLN im Monat ergeben. Für die Grenze von 10.000 PLN zählt der Umsatz einschließlich Umsatzsteuer auf den Rechnungen eines Monats. Überschreitet ein Unternehmen die Grenze, laufen die Rechnung, mit der es sie überschreitet, und jede spätere Rechnung über KSeF. Rechnungen aus Registrierkassen dürfen ebenfalls bis 31\. Dezember 2026 außerhalb von KSeF bleiben. Für 2027 sind zwei weitere Termine wichtig. Ab 1\. Januar 2027 gibt ein Käufer, der in Polen als aktiver Umsatzsteuerpflichtiger registriert ist, bei einer Überweisung an einen anderen polnischen Umsatzsteuerpflichtigen die KSeF-Nummer an. Nach geltendem Recht sind ab 1\. Januar 2027 auch die Sanktionsvorschriften für KSeF anwendbar. Am 20\. Oktober 2026 hat die polnische Regierung einen Gesetzentwurf in den Sejm eingebracht, der diesen Termin auf den 1\. Januar 2028 verschiebt. Die erste Lesung fand am 21\. Oktober 2026 statt. Laut dem polnischen Finanzministerium bleibt die Pflicht zur Nutzung von KSeF unverändert. __KSeF-Termine (polnisches Umsatzsteuergesetz, Finanzministerium und Sejm, geprüft am 24\. Oktober 2026)__ | Datum | Was sich ändert | Rechtsgrundlage | | --------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------- | | 1\. Februar 2026 | Unternehmen mit einem Umsatz im Jahr 2024 von mehr als 200 Mio. PLN, einschließlich Umsatzsteuer, stellen Rechnungen in KSeF aus. Polnische Käufer erhalten Rechnungen in KSeF. | Umsatzsteuergesetz Art. 106gb, Dz.U. 2025 poz. 1203 | | 1\. Februar bis 31\. März 2026 | Kleinere Unternehmen dürfen noch Papier- oder elektronische Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen | Umsatzsteuergesetz Art. 145l | | 1\. April 2026 | Alle anderen Unternehmen stellen Rechnungen in KSeF aus | Dz.U. 2025 poz. 1203 | | 1\. April bis 31\. Dezember 2026 | Rechnungen außerhalb von KSeF sind erlaubt, solange sie zusammen höchstens 10.000 PLN im Monat einschließlich Umsatzsteuer ergeben | Umsatzsteuergesetz Art. 145m | | 1\. Januar 2027 | Die Ausnahme bis 10.000 PLN ist ausgelaufen. Polnische Umsatzsteuerpflichtige geben bei Überweisungen an andere polnische Umsatzsteuerpflichtige die KSeF-Nummer an. | Umsatzsteuergesetz Art. 145m und 108g | | 1\. Januar 2027 (geltendes Recht) | Die Sanktionsvorschriften für KSeF werden anwendbar | Dz.U. 2025 poz. 1203 | | 1\. Januar 2028 (Entwurf) | Der Regierungsentwurf vom 20\. Oktober 2026 verschiebt den Beginn der Sanktionsvorschriften auf diesen Termin | Sejm-Drucksache Nr. 3245 | ## Rechnungen an Käufer außerhalb Polens Ein polnischer Verkäufer stellt die Rechnung auch dann in KSeF aus, wenn der Käufer im Ausland sitzt. Laut Finanzministerium laufen Rechnungen für Lieferungen in andere EU-Länder, Ausfuhren und Leistungen an ausländische Unternehmen über KSeF. Ein Käufer im Ausland ohne polnische Steuernummer kann sich nicht bei KSeF anmelden. Deshalb übermittelt der Verkäufer die Rechnung auf einem vereinbarten Weg. KSeF-Rechnungen Eine Rechnung in KSeF, zwei Wege zum Käufer Ein Käufer in Polen erhält die Rechnung in KSeF. Ein Käufer im Ausland erhält sie auf einem vereinbarten Weg, mit QR-Code. Käufer in Polen - Meldet sich mit polnischer Steuernummer an - Erhält die Rechnung direkt in KSeF - Zugang mit Vergabe der KSeF-Nummer Käufer außerhalb Polens - Erhält PDF, E-Mail oder Papierexemplar - Die Rechnung trägt einen QR-Code - Zugang am Tag des Eingangs 1. Verkäufer stellt die Rechnung in KSeF aus 2. KSeF vergibt die KSeF-Nummer 3. Verkäufer sendet sie mit QR-Code Als PDF, per E-Mail oder auf Papier, wie mit dem Käufer vereinbart. 4. Käufer scannt den Code Die Seite zeigt, ob die Rechnung in KSeF ist. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie Ihr eigenes Land die Rechnung für Ihre Umsatzsteuer behandelt. Polnisches Umsatzsteuergesetz Art. 106gb und 106na; polnisches Finanzministerium, KSeF-2.0-Handbuch Teil II und KSeF 2.0 Fragen und Antworten; geprüft am 24\. Oktober 2026 Der vereinbarte Weg kann ein PDF per E-Mail sein, ein Link oder ein Papierexemplar. Nach Artikel 106gb des polnischen Umsatzsteuergesetzes versieht der Verkäufer eine solche Rechnung mit einem QR-Code. Der Code öffnet die Rechnung in KSeF, und der Käufer kann damit ihre Daten prüfen. Laut Finanzministerium ist für diesen Käufer das erhaltene Dokument die Rechnung. Auch das Zugangsdatum ist anders. Für einen polnischen Käufer mit Steuernummer gilt die Rechnung an dem Tag als zugegangen, an dem KSeF ihr eine KSeF-Nummer zuteilt. Für einen Käufer im Ausland gilt sie an dem Tag als zugegangen, an dem sie beim Käufer ankommt. Im Beispiel des Ministeriums hat KSeF die Rechnung am 1\. Februar 2026 nummeriert, und der Käufer hat das PDF am 3\. Februar 2026 per E-Mail erhalten. Das Zugangsdatum ist der 3\. Februar. ## KSeF-Rechnung mit dem QR-Code prüfen Der QR-Code auf einer KSeF-Rechnung ist ein Link zu dieser Rechnung in KSeF. Ein Käufer scannt ihn mit dem Telefon, eine Anmeldung ist nicht nötig. Ist die Rechnung in KSeF, zeigt die Seite ihre KSeF-Nummer, die Steuernummer des Verkäufers, das Ausstellungsdatum und das Datum, an dem KSeF sie erhalten hat. Andernfalls meldet die Seite das. Zum Herunterladen der Datei gibt der Käufer drei Angaben von der Rechnung ein: die Rechnungsnummer des Verkäufers, die Steuer-Identifikationsnummer des Käufers oder den Hinweis, dass es keine gibt, und den zu zahlenden Gesamtbetrag. Nach mehreren falschen Versuchen hintereinander sperrt KSeF den Download dieser Rechnung für eine gewisse Zeit. Achten Sie auf den Text unter dem Code. Eine Rechnung, die schon in KSeF ist, zeigt unter dem QR-Code ihre KSeF-Nummer. Eine offline ausgestellte und noch nicht an KSeF gesendete Rechnung trägt zwei Codes mit den Aufschriften OFFLINE und CERTYFIKAT. Der zweite Code bestätigt, wer die Rechnung ausgestellt hat. Im Modus offline24 sendet der Verkäufer die Rechnung spätestens am nächsten Arbeitstag an KSeF. Ein zweiter Weg funktioniert ohne QR-Code. Auf der Seite für den anonymen Zugang zu KSeF gibt der Käufer die KSeF-Nummer, die Rechnungsnummer, die Steuer-Identifikationsnummer des Käufers, den Namen des Käufers und den zu zahlenden Gesamtbetrag ein. ## Polnische Frachtführer und litauische Spediteure Ein polnischer Frachtführer, der einem litauischen Spediteur eine Leistung berechnet, stellt die Rechnung in KSeF aus. Danach sendet der Frachtführer sie auf dem vereinbarten Weg an den Spediteur, mit QR-Code. Ab 1\. Januar 2027 ist die Ausnahme bis 10.000 PLN ausgelaufen. Ein kleiner Frachtführer, der 2026 die wenigen eigenen Rechnungen außerhalb von KSeF ausgestellt hat, stellt sie dann ebenfalls in KSeF aus. KSeF speichert Rechnungen 10 Jahre ab dem Ende des Ausstellungsjahres, nach Artikel 112aa des polnischen Umsatzsteuergesetzes. Der Käufer im Ausland bewahrt die erhaltene Rechnung trotzdem selbst auf, so wie es die Regeln im eigenen Land verlangen. Wie die Umsatzsteuer auf eine Transportleistung zwischen Polen und Litauen anzuwenden ist, hängt vom einzelnen Fall ab. Fragen Sie Ihren Steuerberater. Ein ausländisches Unternehmen, das in Polen für die Umsatzsteuer registriert ist, dort aber keinen Sitz und keine feste Niederlassung hat, muss laut Finanzministerium keine Rechnungen in KSeF ausstellen. Das gilt auch, wenn seine feste Niederlassung in Polen am Verkauf nicht beteiligt ist. Ein solches Unternehmen darf KSeF trotzdem freiwillig nutzen. RNJ Transport plant Ladungen aus den Niederlanden, Belgien und Deutschland in die baltischen Staaten. Diese Routen führen durch Polen, und viele dieser Ladungen fahren Partner-Frachtführer. Sie haben einen Ansprechpartner und erhalten eine Rechnung von RNJ Transport, auch wenn ein Partner-Frachtführer den Lkw fährt. ## Schritte vor dem 1\. Januar 2027 Ein Käufer außerhalb Polens hat bei polnischen Lieferanten und Frachtführern drei Aufgaben. Vereinbaren Sie mit jedem Lieferanten, wie die Rechnungen zu Ihnen kommen. Prüfen Sie auf jeder Rechnung die KSeF-Nummer und den QR-Code. Bewahren Sie die Rechnung so auf, wie Sie sie erhalten haben. Ein Unternehmen mit polnischer Umsatzsteuer-Registrierung fragt außerdem seinen Steuerberater nach der KSeF-Nummer in Überweisungen ab 1\. Januar 2027. 1. ### Übermittlungsweg vereinbaren Geben Sie jedem polnischen Lieferanten eine E-Mail-Adresse für Rechnungen, oder vereinbaren Sie Papierexemplare. 2. ### KSeF-Nummer prüfen Die Nummer steht unter dem QR-Code. Das Wort OFFLINE heißt, dass die Rechnung noch nicht in KSeF ist. 3. ### QR-Code scannen Die Seite zeigt, ob die Rechnung in KSeF ist, mit ihren wichtigsten Daten. 4. ### Rechnung aufbewahren Bewahren Sie die Datei oder das Papierexemplar so auf, wie es Ihre Buchführungsregeln verlangen. 5. ### Steuerberater fragen Fragen Sie nach der Umsatzsteuer auf der Rechnung und, bei polnischer Registrierung, nach Überweisungen. ## Checkliste: Rechnungen von polnischen Lieferanten und Frachtführern Nutzen Sie diese Liste, wenn ein polnischer Lieferant oder Frachtführer KSeF-Rechnungen sendet. Fragen Sie Ihren Steuerberater bei jedem Fall, der von den Umständen Ihres Unternehmens abhängt. __Prüfpunkte für KSeF-Rechnungen aus Polen__ | Prüfpunkt | Warum er wichtig ist | | ------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Welche E-Mail-Adresse oder welchen Weg nutzen unsere polnischen Lieferanten für Rechnungen? | Ein Käufer außerhalb Polens erhält die Rechnung auf dem vereinbarten Weg, außerhalb von KSeF. | | Trägt jede Rechnung einen QR-Code mit der KSeF-Nummer darunter? | Der Code öffnet die Rechnung in KSeF, und Sie können damit ihre Daten prüfen. | | Öffnet der QR-Code die Rechnung in KSeF? | Ist die Rechnung nicht in KSeF, meldet die Seite das. Fragen Sie dann den Lieferanten. | | Ist unser Unternehmen in Polen als aktiver Umsatzsteuerpflichtiger registriert? | Ab 1\. Januar 2027 geben polnische Umsatzsteuerpflichtige bei Überweisungen an andere polnische Umsatzsteuerpflichtige die KSeF-Nummer an. | | Wo bewahren wir die erhaltenen Rechnungen auf? | KSeF speichert sie 10 Jahre. Wie lange Sie sie aufbewahren, legen die Regeln Ihres Landes fest. | ## Häufige Fragen 1. Brauche ich einen Zugang zu KSeF, um eine Rechnung aus Polen zu erhalten? Nein. Ein Käufer ohne Sitz oder feste Niederlassung in Polen erhält die Rechnung vom Verkäufer auf einem vereinbarten Weg, zum Beispiel als PDF per E-Mail oder auf Papier. Das Finanzministerium weist darauf hin, dass sich ein ausländischer Käufer ohne polnische Steuernummer nicht bei KSeF anmelden kann. Der QR-Code auf der Rechnung öffnet sie in KSeF ohne Anmeldung. 2. Ist das PDF eines polnischen Lieferanten die Rechnung? Ja, laut dem polnischen Finanzministerium. Der Verkäufer stellt die Rechnung in KSeF aus und übergibt sie dem ausländischen Käufer außerhalb des Systems, zum Beispiel als PDF oder als Ausdruck mit QR-Code. Für diesen Käufer ist das erhaltene Dokument die Rechnung, so das Ministerium. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie Ihr eigenes Land sie für Ihre Umsatzsteuer behandelt. 3. Was ändert sich am 1\. Januar 2027? Zwei Regeln beginnen. Die Ausnahme bis 10.000 PLN im Monat für Rechnungen außerhalb von KSeF endet am 31\. Dezember 2026, daher stellen auch kleine polnische Unternehmen ihre Rechnungen in KSeF aus. Außerdem geben polnische Umsatzsteuerpflichtige bei Überweisungen an andere polnische Umsatzsteuerpflichtige die KSeF-Nummer an. Nach geltendem Recht sind die Sanktionsvorschriften ab demselben Tag anwendbar. Ein Regierungsentwurf vom 20\. Oktober 2026 verschiebt sie auf den 1\. Januar 2028. 4. Darf ein polnischer Lieferant noch eine Papierrechnung senden? Ja, an einen Käufer im Ausland, wenn Sie Papier vereinbaren. Der Verkäufer stellt die Rechnung zuerst in KSeF aus. Danach übergibt der Verkäufer sie Ihnen auf Papier, mit dem QR-Code versehen. Für ein polnisches Unternehmen, das die Ausnahme bis 10.000 PLN nutzt, sind Rechnungen außerhalb von KSeF nur bis 31\. Dezember 2026 möglich. 5. Muss ich die KSeF-Nummer in meiner Überweisung angeben? Meist nicht, wenn Ihr Unternehmen keine polnische Umsatzsteuer-Registrierung hat. Artikel 108g des polnischen Umsatzsteuergesetzes nennt Käufer, die in Polen als aktive Umsatzsteuerpflichtige registriert sind und einen anderen polnischen Umsatzsteuerpflichtigen per Überweisung bezahlen. Die Regel gilt für Zahlungen ab 1\. Januar 2027\. Manche ausländischen Unternehmen haben eine polnische Umsatzsteuer-Registrierung. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob die Regel für Ihr Unternehmen gilt. 6. Was tun, wenn der QR-Code keine Rechnung in KSeF zeigt? Fragen Sie den Lieferanten. Ein Code mit der Aufschrift OFFLINE gehört zu einer Rechnung, die in einem Offline-Modus ausgestellt und noch nicht an KSeF gesendet wurde. Im Modus offline24 sendet der Verkäufer sie spätestens am nächsten Arbeitstag an KSeF. Ein Code mit einer KSeF-Nummer darunter öffnet die Rechnung. Prüfen Sie, ob Sie Rechnungsnummer, Kennung des Käufers und Gesamtbetrag genau wie gedruckt eingegeben haben. ## Quellen (8) 1. [Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF, Ministerstwo Finansów](https://ksef.podatki.gov.pl/od-kiedy-trzeba-wystawiac-faktury-w-ksef/) 2. [Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów](https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/) 3. [Wystawianie i otrzymywanie faktur, Krajowy System e-Faktur, Ministerstwo Finansów, 27.04.2026](https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/wystawianie-i-otrzymywanie-faktur/) 4. [Podręcznik KSeF 2.0, cz. II: Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF, Ministerstwo Finansów](https://ksef.podatki.gov.pl/media/3zidazbw/podrecznik-ksef-2-0-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywane-faktur-w-ksef.pdf) 5. [Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598)](https://eli.gov.pl/eli/DU/2023/1598/ogl/pol/pdf) 6. [Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1203)](https://eli.gov.pl/eli/DU/2025/1203/ogl/pol/pdf) 7. [Rada Ministrów za odroczeniem kar za błędy w KSeF i przedłużeniem odwrotnego obciążenia VAT, Ministerstwo Finansów, 20.10.2026](https://www.gov.pl/web/finanse/rada-ministrow-za-odroczeniem-kar-za-bledy-w-ksef-i-przedluzeniem-odwrotnego-obciazenia-vat) 8. [Druk nr 3245: Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, Sejm RP, 20.10.2026](https://api.sejm.gov.pl/sejm/term10/prints/3245/3245.pdf) Wir haben diese Quellen am 24\. Oktober 2026 geprüft. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. ## Buchen Sie Ihre nächste Ladung durch Polen Senden Sie Route, Datum und Ladungsgröße über das Anfrageformular. Sie können uns auch während der Geschäftszeiten anrufen. Sie haben einen Ansprechpartner und erhalten eine Rechnung von RNJ Transport. [ +370 698 38573 ](tel:+37069838573) In unserem Büro in Klaipėda nimmt ein Mensch Ihren Anruf an. Mo. bis Fr. 08:00–17:00 Uhr, litauische Zeit - [info@rnjtransport.lt](mailto:info@rnjtransport.lt) ### Transportanfrage Schreiben Sie uns eine E-Mail. Bitte nennen Sie diese Angaben: 1. Lade- und Entladeort 2. Ladung: Art, Paletten oder Lademeter, Gewicht 3. Ladedatum 4. Firmenname 5. Ihre Telefonnummer [ E-Mail öffnen ](mailto:info@rnjtransport.lt?subject=Transportanfrage&body=Guten%20Tag%2C%0D%0A%0D%0ALadeort%3A%0D%0AEntladeort%3A%0D%0ALadung%3A%0D%0ALadedatum%3A%0D%0AFirma%3A%0D%0ATelefonnummer%3A%0D%0A) --- RNJ Transport (UAB "RNJ Transport", company code 305801389), Šilutės pl. 105A, LT-95112 Klaipėda, Lithuania. Phone: +370 698 38573. Email: info@rnjtransport.lt. Company summary for AI assistants: https://rnjtransport.lt/llms.txt. All pages: https://rnjtransport.lt/sitemap.xml.