KSeF Lenkijoje: sąskaitos faktūros užsienio pirkėjams ir pokyčiai nuo 2027 m. sausio 1 d.
RNJ Transport veža krovinius maršrutais per Lenkiją, kur įmonės sąskaitas faktūras išrašo e. sąskaitų sistemoje KSeF. Didelės įmonės ją naudoja nuo 2026 m. vasario 1 d., visos kitos nuo balandžio 1 d. Pirkėjas už Lenkijos ribų sąskaitą gauna sutartu būdu, pavyzdžiui, PDF, su QR kodu. 10 000 zlotų mėnesio riba baigiasi 2026 m. gruodžio 31 d.
- Lenkijos nacionalinė e. sąskaitų sistema KSeF privaloma nuo 2026 m. vasario 1 d. įmonėms, kurių 2024 m. pardavimai su PVM viršijo 200 mln. zlotų, ir nuo 2026 m. balandžio 1 d. visoms kitoms įmonėms.
- Iki 2026 m. gruodžio 31 d. Lenkijos įmonė gali išrašyti sąskaitas ne KSeF sistemoje, jei jų suma per mėnesį su PVM neviršija 10 000 zlotų. Tai nustato Lenkijos PVM įstatymo 145m straipsnis.
- Pirkėjas, neturintis buveinės ar nuolatinio padalinio Lenkijoje, KSeF sąskaitą gauna su pardavėju sutartu būdu, pavyzdžiui, PDF arba popieriuje. Pagal 106gb straipsnį ant jos turi būti QR kodas.
- Nuo 2027 m. sausio 1 d. pirkėjas, Lenkijoje registruotas kaip aktyvus PVM mokėtojas, mokėdamas pavedimu kitam Lenkijos PVM mokėtojui nurodo KSeF numerį. Tai nustato 108g straipsnis.
- Pagal galiojantį įstatymą KSeF baudų taisyklės taikomos nuo 2027 m. sausio 1 d. Vyriausybės projektas, 2026 m. spalio 20 d. pateiktas Seimui, šią datą perkelia į 2028 m. sausio 1 d.
KSeF datos 2026–2028 m.
KSeF, lenkiškai Krajowy System e-Faktur, yra Lenkijos struktūrizuotų e. sąskaitų sistema. Įmonės, kurių 2024 m. pardavimai su PVM viršijo 200 mln. zlotų, joje sąskaitas išrašo nuo 2026 m. vasario 1 d. Kitos įmonės prisijungė nuo 2026 m. balandžio 1 d. Iki 2026 m. gruodžio 31 d. sąskaitas galima išrašyti ne KSeF, jei jų suma neviršija 10 000 zlotų per mėnesį.
10 000 zlotų riba skaičiuojama pagal per mėnesį išrašytų sąskaitų pardavimų sumą su PVM. Kai įmonė ribą viršija, ją viršijusi sąskaita ir visos vėlesnės sąskaitos išrašomos KSeF. Kasos aparatų sąskaitos taip pat gali likti ne KSeF iki 2026 m. gruodžio 31 d.
2027 m. svarbios dar dvi datos. Nuo 2027 m. sausio 1 d. pirkėjas, Lenkijoje registruotas kaip aktyvus PVM mokėtojas, pavedime kitam Lenkijos PVM mokėtojui nurodo KSeF numerį. Galiojantis įstatymas KSeF baudų taisykles taip pat taiko nuo 2027 m. sausio 1 d. 2026 m. spalio 20 d. Lenkijos Vyriausybė pateikė Seimui projektą, kuris šią datą perkelia į 2028 m. sausio 1 d. Pirmasis svarstymas įvyko 2026 m. spalio 21 d. Finansų ministerija nurodo, kad pareiga naudoti KSeF nesikeičia.
| Data | Kas keičiasi | Teisinis pagrindas |
|---|---|---|
| 2026 m. vasario 1 d. | Įmonės, kurių 2024 m. pardavimai su PVM viršijo 200 mln. zlotų, sąskaitas išrašo KSeF. Lenkijos pirkėjai sąskaitas gauna KSeF. | PVM įstatymo 106gb str., Dz.U. 2025 poz. 1203 |
| 2026 m. vasario 1 d.–kovo 31 d. | Mažesnės įmonės dar gali išrašyti popierines ar elektronines sąskaitas ne KSeF | PVM įstatymo 145l str. |
| 2026 m. balandžio 1 d. | Visos kitos įmonės sąskaitas išrašo KSeF | Dz.U. 2025 poz. 1203 |
| 2026 m. balandžio 1 d.–gruodžio 31 d. | Sąskaitos ne KSeF leidžiamos, kol jų suma su PVM neviršija 10 000 zlotų per mėnesį | PVM įstatymo 145m str. |
| 2027 m. sausio 1 d. | 10 000 zlotų riba nebetaikoma. Lenkijos PVM mokėtojai pavedimuose kitiems Lenkijos PVM mokėtojams nurodo KSeF numerį. | PVM įstatymo 145m ir 108g str. |
| 2027 m. sausio 1 d. (galiojantis įstatymas) | Pradedamos taikyti KSeF baudų taisyklės | Dz.U. 2025 poz. 1203 |
| 2028 m. sausio 1 d. (projektas) | 2026 m. spalio 20 d. Vyriausybės projektas baudų taisyklių pradžią perkelia į šią datą | Seimo spaudinys Nr. 3245 |
Sąskaitos pirkėjams už Lenkijos ribų
Lenkijos pardavėjas sąskaitą išrašo KSeF ir tada, kai pirkėjas yra užsienyje. Finansų ministerija nurodo, kad sąskaitos už tiekimą į kitas ES šalis, eksportą ir paslaugas užsienio įmonėms išrašomos KSeF. Užsienio pirkėjas be Lenkijos mokesčių mokėtojo numerio prie KSeF prisijungti negali. Todėl pardavėjas sąskaitą jam perduoda sutartu būdu.
KSeF sąskaitos
Viena sąskaita KSeF, du keliai iki pirkėjo
Pirkėjas Lenkijoje sąskaitą gauna KSeF. Užsienio pirkėjas ją gauna sutartu būdu, su QR kodu.
Pirkėjas Lenkijoje
- Jungiasi su Lenkijos mokesčių numeriu
- Sąskaitą gauna pačioje KSeF
- Gauta, kai suteikiamas KSeF numeris
Pirkėjas už Lenkijos ribų
- Gauna PDF, el. laišką ar popierių
- Ant sąskaitos yra QR kodas
- Gauta tą dieną, kai atkeliauja
-
Pardavėjas išrašo sąskaitą KSeF
-
KSeF suteikia KSeF numerį
-
Pardavėjas siunčia ją su QR kodu
PDF, el. paštu arba popieriuje, kaip sutarta su pirkėju.
-
Pirkėjas nuskaito kodą
Puslapis parodo, ar sąskaita yra KSeF.
Paklauskite savo buhalterio, kaip Jūsų šalyje ši sąskaita apskaitoma PVM tikslais.
Sutartas būdas gali būti PDF el. paštu, nuoroda arba popierinė kopija. Pagal Lenkijos PVM įstatymo 106gb straipsnį pardavėjas tokią sąskaitą pažymi QR kodu. Kodas leidžia atidaryti sąskaitą KSeF ir patikrinti jos duomenis. Finansų ministerija nurodo, kad tokiam pirkėjui gautas dokumentas ir yra sąskaita faktūra.
Skiriasi ir gavimo data. Lenkijos pirkėjui su mokesčių mokėtojo numeriu sąskaita laikoma gauta tą dieną, kai KSeF jai suteikia KSeF numerį. Užsienio pirkėjui ji laikoma gauta tą dieną, kai pirkėjas ją faktiškai gauna. Ministerijos pavyzdyje KSeF sąskaitai numerį suteikė 2026 m. vasario 1 d., o pirkėjas PDF el. paštu gavo vasario 3 d. Gavimo data yra vasario 3 d.
KSeF sąskaitos tikrinimas pagal QR kodą
QR kodas ant KSeF sąskaitos yra nuoroda į tą sąskaitą KSeF sistemoje. Pirkėjas jį nuskaito telefonu, prisijungti nereikia. Jei sąskaita yra KSeF, puslapis parodo jos KSeF numerį, pardavėjo mokesčių mokėtojo numerį, išrašymo datą ir datą, kada KSeF ją gavo. Jei sąskaitos nėra, puslapis tai praneša.
Norėdamas atsisiųsti failą, pirkėjas įrašo tris sąskaitos duomenis: pardavėjo suteiktą sąskaitos numerį, pirkėjo mokesčių identifikatorių arba žymą, kad jo nėra, ir bendrą mokėtiną sumą. Po kelių klaidingų bandymų iš eilės KSeF tam tikram laikui užblokuoja tos sąskaitos atsisiuntimą.
Pažiūrėkite, kas parašyta po kodu. Jau KSeF esančios sąskaitos QR kodo apačioje matomas KSeF numeris. Neprisijungus išrašyta ir į KSeF dar neišsiųsta sąskaita turi du kodus su užrašais OFFLINE ir CERTYFIKAT. Antrasis kodas patvirtina, kas sąskaitą išrašė. Režimu offline24 pardavėjas sąskaitą į KSeF išsiunčia ne vėliau kaip kitą darbo dieną.
Antras būdas veikia ir be QR kodo. KSeF anoniminės prieigos puslapyje pirkėjas įrašo KSeF numerį, sąskaitos numerį, pirkėjo mokesčių identifikatorių, pirkėjo pavadinimą ir bendrą mokėtiną sumą.
Lenkijos vežėjai ir Lietuvos ekspeditoriai
Lenkijos vežėjas, išrašantis sąskaitą Lietuvos ekspeditoriui, ją išrašo KSeF. Tada vežėjas sąskaitą ekspeditoriui siunčia sutartu būdu, su QR kodu. Nuo 2027 m. sausio 1 d. 10 000 zlotų riba nebetaikoma. Mažas vežėjas, kuris 2026 m. kelias savo sąskaitas išrašė ne KSeF, tada sąskaitas išrašo KSeF.
Pagal Lenkijos PVM įstatymo 112aa straipsnį KSeF sąskaitas saugo 10 metų nuo išrašymo metų pabaigos. Užsienio pirkėjas gautą sąskaitą vis tiek saugo taip, kaip reikalauja jo šalies taisyklės. Kaip PVM taikomas krovinių pervežimo paslaugai tarp Lenkijos ir Lietuvos, priklauso nuo kiekvieno atvejo aplinkybių. Paklauskite savo buhalterio.
Užsienio įmonė, Lenkijoje įregistruota PVM mokėtoja, bet neturinti ten buveinės ar nuolatinio padalinio, pagal Finansų ministeriją neprivalo išrašyti sąskaitų KSeF. Tas pats taikoma, kai jos nuolatinis padalinys Lenkijoje pardavime nedalyvauja. Tokia įmonė KSeF gali naudoti savo noru.
RNJ Transport planuoja krovinių pervežimą iš Nyderlandų, Belgijos ir Vokietijos į Baltijos šalis. Šie maršrutai eina per Lenkiją, ir daugelį šių krovinių veža partneriai vežėjai. Jūs bendraujate su vienu kontaktiniu asmeniu ir gaunate vieną sąskaitą iš RNJ Transport, net kai sunkvežimį vairuoja partnerio vairuotojas.
Veiksmai iki 2027 m. sausio 1 d.
Pirkėjas už Lenkijos ribų su Lenkijos tiekėjais ir vežėjais turi tris užduotis. Su kiekvienu tiekėju susitarkite, kaip Jums atkeliauja sąskaitos. Kiekvienoje sąskaitoje patikrinkite KSeF numerį ir QR kodą. Saugokite sąskaitą tokią, kokią gavote. Įmonė, Lenkijoje registruota PVM mokėtoja, taip pat turėtų paklausti buhalterio apie KSeF numerį pavedimuose nuo 2027 m. sausio 1 d.
-
Susitarkite dėl siuntimo būdo
Kiekvienam Lenkijos tiekėjui duokite vieną el. pašto adresą sąskaitoms arba susitarkite dėl popierinių kopijų.
-
Patikrinkite KSeF numerį
Numeris yra po QR kodu. Žodis OFFLINE reiškia, kad sąskaitos KSeF dar nėra.
-
Nuskaitykite QR kodą
Puslapis parodo, ar sąskaita yra KSeF, ir pagrindinius jos duomenis.
-
Saugokite sąskaitą
Failą ar popierinę kopiją saugokite taip, kaip reikalauja Jūsų apskaitos taisyklės.
-
Paklauskite buhalterio
Paklauskite apie sąskaitos PVM ir, jei turite Lenkijos PVM kodą, apie pavedimus.
Kontrolinis sąrašas: sąskaitos iš Lenkijos tiekėjų ir vežėjų
Naudokite šį sąrašą, kai Lenkijos tiekėjas ar vežėjas siunčia KSeF sąskaitas. Dėl atvejų, kurie priklauso nuo Jūsų įmonės aplinkybių, paklauskite savo buhalterio.
| Ką patikrinti | Kodėl tai svarbu |
|---|---|
| Kokiu el. pašto adresu ar būdu mūsų Lenkijos tiekėjai siunčia sąskaitas? | Pirkėjas už Lenkijos ribų sąskaitą gauna sutartu būdu, ne per KSeF. |
| Ar ant kiekvienos sąskaitos yra QR kodas, o po juo KSeF numeris? | Kodas leidžia atidaryti sąskaitą KSeF ir patikrinti jos duomenis. |
| Ar QR kodas atidaro sąskaitą KSeF? | Jei sąskaitos KSeF nėra, puslapis tai praneša. Tada paklauskite tiekėjo. |
| Ar mūsų įmonė Lenkijoje registruota kaip aktyvi PVM mokėtoja? | Nuo 2027 m. sausio 1 d. Lenkijos PVM mokėtojai pavedimuose kitiems Lenkijos PVM mokėtojams nurodo KSeF numerį. |
| Kur saugome gautas sąskaitas? | KSeF jas saugo 10 metų. Kiek laiko jas saugote Jūs, nustato Jūsų šalies taisyklės. |
Dažniausi klausimai
-
Ar man reikia prieigos prie KSeF, kad gaučiau sąskaitą iš Lenkijos?
Ne. Pirkėjas, neturintis buveinės ar nuolatinio padalinio Lenkijoje, sąskaitą iš pardavėjo gauna sutartu būdu, pavyzdžiui, PDF el. paštu arba popieriuje. Finansų ministerija nurodo, kad užsienio pirkėjas be Lenkijos mokesčių mokėtojo numerio prie KSeF prisijungti negali. QR kodas ant sąskaitos ją atidaro KSeF be prisijungimo.
-
Ar PDF iš Lenkijos tiekėjo yra sąskaita faktūra?
Taip, pasak Lenkijos finansų ministerijos. Pardavėjas sąskaitą išrašo KSeF ir užsienio pirkėjui perduoda ne per sistemą, pavyzdžiui, PDF arba atspausdintą su QR kodu. Ministerija nurodo, kad tokiam pirkėjui gautas dokumentas ir yra sąskaita faktūra. Paklauskite savo buhalterio, kaip Jūsų šalyje ji apskaitoma PVM tikslais.
-
Kas keičiasi 2027 m. sausio 1 d.?
Pradedamos taikyti dvi taisyklės. 10 000 zlotų mėnesio riba sąskaitoms ne KSeF baigiasi 2026 m. gruodžio 31 d., todėl mažos Lenkijos įmonės taip pat išrašo sąskaitas KSeF. Lenkijos PVM mokėtojai pavedimuose kitiems Lenkijos PVM mokėtojams nurodo KSeF numerį. Galiojantis įstatymas tą pačią dieną pradeda taikyti baudų taisykles. 2026 m. spalio 20 d. Vyriausybės projektas jas perkelia į 2028 m. sausio 1 d.
-
Ar Lenkijos tiekėjas dar gali atsiųsti popierinę sąskaitą?
Taip, užsienio pirkėjui, jei susitarėte dėl popieriaus. Pardavėjas pirmiausia sąskaitą išrašo KSeF. Tada pardavėjas ją Jums perduoda popieriuje, pažymėtą QR kodu. Lenkijos įmonei, kuri naudoja 10 000 zlotų ribą, sąskaitos ne KSeF galimos tik iki 2026 m. gruodžio 31 d.
-
Ar pavedime turiu nurodyti KSeF numerį?
Paprastai ne, jei Jūsų įmonė neturi Lenkijos PVM registracijos. Lenkijos PVM įstatymo 108g straipsnis taikomas pirkėjams, Lenkijoje registruotiems kaip aktyvūs PVM mokėtojai, kurie pavedimu moka kitam Lenkijos PVM mokėtojui. Taisyklė taikoma mokėjimams nuo 2027 m. sausio 1 d. Kai kurios užsienio įmonės turi Lenkijos PVM registraciją. Paklauskite buhalterio, ar taisyklė taikoma Jūsų įmonei.
-
Ką daryti, jei pagal QR kodą sąskaitos KSeF nėra?
Paklauskite tiekėjo. Kodas su užrašu OFFLINE priklauso sąskaitai, išrašytai neprisijungus ir į KSeF dar neišsiųstai. Režimu offline24 pardavėjas ją į KSeF išsiunčia ne vėliau kaip kitą darbo dieną. Kodas su KSeF numeriu po juo sąskaitą atidaro. Patikrinkite, ar sąskaitos numerį, pirkėjo identifikatorių ir bendrą sumą įrašėte tiksliai taip, kaip atspausdinta.
Šaltiniai (8)
- Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF, Ministerstwo Finansów
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów
- Wystawianie i otrzymywanie faktur, Krajowy System e-Faktur, Ministerstwo Finansów, 27.04.2026
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. II: Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF, Ministerstwo Finansów
- Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598)
- Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1203)
- Rada Ministrów za odroczeniem kar za błędy w KSeF i przedłużeniem odwrotnego obciążenia VAT, Ministerstwo Finansów, 20.10.2026
- Druk nr 3245: Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, Sejm RP, 20.10.2026
Šiuos šaltinius patikrinome 2026 m. spalio 24 d. Šis įrašas yra bendro pobūdžio informacija, ne teisinė konsultacija.
Užsakykite kitą krovinį per Lenkiją
Įrašykite maršrutą, datą ir krovinio dydį užklausos formoje. Darbo valandomis galite ir paskambinti mums. Turėsite vieną kontaktinį asmenį ir gausite vieną sąskaitą iš RNJ Transport.
+370 698 38573Į skambutį atsiliepia žmogus iš mūsų biuro Klaipėdoje.
I–V 08:00–17:00 (Lietuvos laiku)
Pervežimo užklausa
Parašykite mums el. laišką. Nurodykite šiuos duomenis:
- Pakrovimo ir iškrovimo vieta
- Krovinys: rūšis, paletės arba pakrovimo metrai, svoris
- Pakrovimo data
- Įmonės pavadinimas
- Jūsų telefono numeris