KSeF i Polen: fakturaer til utenlandske kjøpere og endringene fra 1. januar 2027

KSeF-datoer fra 2026 til 2028

KSeF, på polsk Krajowy System e-Faktur, er Polens nasjonale system for strukturerte e-fakturaer. Firmaer med salg i 2024 på over 200 millioner PLN inkludert mva. har utstedt fakturaer i KSeF siden 1. februar 2026. For alle andre firmaer gjelder det fra 1. april 2026. Til og med 31. desember 2026 kan et firma utstede fakturaer utenfor KSeF så lenge de til sammen utgjør høyst 10 000 PLN i måneden.

I grensen på 10 000 PLN regnes salget inkludert mva. på fakturaene som utstedes i én måned. Når et firma overskrider grensen, skal fakturaen som overskrider den, og alle senere fakturaer gå gjennom KSeF. Fakturaer fra kassaapparater kan også holdes utenfor KSeF til og med 31. desember 2026.

To datoer til er viktige for 2027. Fra 1. januar 2027 oppgir en kjøper som er registrert som aktiv mva-pliktig i Polen, KSeF-nummeret ved en bankoverføring til en annen polsk mva-pliktig. Etter gjeldende lov starter også sanksjonsreglene for KSeF 1. januar 2027. Den 20. oktober 2026 sendte den polske regjeringen et lovforslag til Sejmen som flytter denne datoen til 1. januar 2028. Første lesning i Sejmen var 21. oktober 2026. Det polske finansdepartementet skriver at plikten til å bruke KSeF er den samme.

Fakturaer til kjøpere utenfor Polen

En polsk selger utsteder fakturaen i KSeF også når kjøperen er i utlandet. Finansdepartementet skriver at fakturaer for leveranser til andre EU-land, eksport og tjenester til utenlandske firmaer går gjennom KSeF. En kjøper i utlandet uten polsk skattenummer kan ikke logge inn i KSeF. Derfor sender selgeren fakturaen på en avtalt måte.

Den avtalte måten kan være en PDF på e-post, en lenke eller en papirkopi. Etter artikkel 106gb i den polske merverdiavgiftsloven merker selgeren en slik faktura med en QR-kode. Koden gir tilgang til fakturaen i KSeF og lar kjøperen kontrollere opplysningene. Ifølge Finansdepartementet er dokumentet som denne kjøperen får, selve fakturaen.

Mottaksdatoen er også ulik. For en polsk kjøper med skattenummer regnes fakturaen som mottatt den dagen KSeF gir den et KSeF-nummer. For en kjøper i utlandet regnes den som mottatt den dagen kjøperen får den. I departementets eksempel fikk fakturaen KSeF-nummer 1. februar 2026, og kjøperen fikk PDF-en på e-post 3. februar 2026. Mottaksdatoen er 3. februar.

Kontroll av en KSeF-faktura med QR-koden

QR-koden på en KSeF-faktura er en lenke til denne fakturaen i KSeF. Kjøperen skanner den med telefonen og trenger ikke å logge inn. Hvis fakturaen ligger i KSeF, viser siden KSeF-nummeret, selgerens skattenummer, fakturadatoen og datoen da KSeF mottok den. Hvis ikke, sier siden fra om det.

For å laste ned filen skriver kjøperen inn tre opplysninger fra fakturaen: fakturanummeret fra selgeren, kjøperens skatteidentifikasjonsnummer eller en merknad om at det ikke finnes, og totalbeløpet som skal betales. Etter flere feil forsøk på rad sperrer KSeF nedlastingen av fakturaen en stund.

Se på teksten under koden. En faktura som allerede ligger i KSeF, viser KSeF-nummeret under QR-koden. En faktura som er utstedt offline og ennå ikke sendt til KSeF, har to koder, merket OFFLINE og CERTYFIKAT. Den andre koden bekrefter hvem som har utstedt fakturaen. I modusen offline24 sender selgeren fakturaen til KSeF senest neste virkedag.

En annen måte fungerer uten QR-kode. På KSeFs side for anonym tilgang skriver kjøperen inn KSeF-nummeret, fakturanummeret, kjøperens skatteidentifikasjonsnummer, kjøperens navn og totalbeløpet som skal betales.

Polske transportører og litauiske speditører

En polsk transportør som fakturerer en litauisk speditør, utsteder fakturaen i KSeF. Deretter sender transportøren den til speditøren på den avtalte måten, med QR-koden. Fra 1. januar 2027 er unntaket opp til 10 000 PLN slutt. En liten transportør som utstedte sine få fakturaer utenfor KSeF i 2026, må da også bruke KSeF.

KSeF lagrer fakturaer i 10 år fra utgangen av året de ble utstedt, etter artikkel 112aa i den polske merverdiavgiftsloven. Kjøperen i utlandet tar likevel vare på fakturaen den har fått, slik reglene i eget land krever. Hvordan mva. gjelder for en transporttjeneste mellom Polen og Litauen, avhenger av fakta i hver enkelt sak. Spør regnskapsføreren din.

Et utenlandsk firma som er mva-registrert i Polen, men ikke har sete eller fast forretningssted der, trenger ikke å utstede fakturaer i KSeF, ifølge Finansdepartementet. Det samme gjelder når firmaets faste forretningssted i Polen ikke deltar i salget. Et slikt firma kan likevel bruke KSeF hvis det vil.

RNJ Transport planlegger laster fra Nederland, Belgia og Tyskland til de baltiske landene. Disse rutene går gjennom Polen, og partnertransportører kjører mange av lastene. Du har én kontaktperson og får én faktura fra RNJ Transport, også når en partnertransportør kjører lastebilen.

Steg før 1. januar 2027

En kjøper utenfor Polen har tre oppgaver med polske leverandører og transportører. Avtal med hver leverandør hvordan fakturaene skal komme til deg. Kontroller KSeF-nummeret og QR-koden på hver faktura. Ta vare på fakturaen slik du fikk den. Et firma med polsk mva-registrering bør også spørre regnskapsføreren sin om KSeF-nummeret i bankoverføringer fra 1. januar 2027.

1. 1

   Avtal hvordan fakturaen sendes

   Gi hver polsk leverandør én e-postadresse for fakturaer, eller avtal papirkopier.

2. 2

   Kontroller KSeF-nummeret

   Nummeret står under QR-koden. Ordet OFFLINE betyr at fakturaen ikke ligger i KSeF ennå.

3. 3

   Skann QR-koden

   Siden viser om fakturaen ligger i KSeF, med de viktigste opplysningene.

4. 4

   Ta vare på fakturaen

   Lagre filen eller papirkopien slik regnskapsreglene dine krever.

5. 5

   Spør regnskapsføreren

   Spør om mva. på fakturaen og, med polsk mva-registrering, om bankoverføringer.

Sjekkliste: fakturaer fra polske leverandører og transportører

Bruk listen når en polsk leverandør eller transportør sender KSeF-fakturaer. Spør regnskapsføreren din om hver sak som avhenger av forholdene i firmaet ditt.