KSeF in Polen: facturen voor buitenlandse afnemers en de wijzigingen op 1 januari 2027

KSeF-data van 2026 tot 2028

KSeF, in het Pools Krajowy System e-Faktur, is het Poolse nationale systeem voor gestructureerde e-facturen. Bedrijven met een omzet in 2024 van meer dan 200 miljoen PLN inclusief btw reiken sinds 1 februari 2026 facturen uit in KSeF. Alle andere bedrijven volgen sinds 1 april 2026. Tot en met 31 december 2026 mag een bedrijf facturen buiten KSeF uitreiken, zolang die samen 10.000 PLN per maand of minder bedragen.

Voor de grens van 10.000 PLN telt de omzet inclusief btw op de facturen van één maand. Komt een bedrijf boven de grens, dan gaan de factuur waarmee het de grens passeert en alle latere facturen via KSeF. Facturen uit kassasystemen mogen ook tot en met 31 december 2026 buiten KSeF blijven.

Voor 2027 zijn nog twee data van belang. Vanaf 1 januari 2027 vermeldt een afnemer die in Polen als actieve btw-plichtige is geregistreerd, het KSeF-nummer bij een bankoverschrijving aan een andere Poolse btw-plichtige. Volgens de huidige wet gaan op 1 januari 2027 ook de sanctieregels voor KSeF in. Op 20 oktober 2026 diende de Poolse regering bij de Sejm een wetsvoorstel in dat deze datum verschuift naar 1 januari 2028. De eerste lezing was op 21 oktober 2026. Volgens het Ministerie van Financiën blijft de plicht om KSeF te gebruiken gelijk.

Facturen voor afnemers buiten Polen

Een Poolse verkoper reikt de factuur ook in KSeF uit als de afnemer in het buitenland zit. Volgens het Ministerie van Financiën gaan facturen voor leveringen aan andere EU-landen, export en diensten aan buitenlandse bedrijven via KSeF. Een buitenlandse afnemer zonder Pools belastingnummer kan niet inloggen in KSeF. Daarom stuurt de verkoper de factuur op een afgesproken manier.

Die afgesproken manier kan een pdf per e-mail zijn, een link of een papieren exemplaar. Volgens artikel 106gb van de Poolse btw-wet zet de verkoper op zo’n factuur een QR-code. De code geeft toegang tot de factuur in KSeF, en de afnemer kan er de gegevens mee controleren. Volgens het Ministerie van Financiën is voor deze afnemer het ontvangen document de factuur.

Ook de datum van ontvangst verschilt. Voor een Poolse afnemer met een belastingnummer geldt de factuur als ontvangen op de dag dat KSeF er een KSeF-nummer aan geeft. Voor een afnemer in het buitenland geldt de factuur als ontvangen op de dag dat de afnemer hem krijgt. In het voorbeeld van het ministerie gaf KSeF de factuur op 1 februari 2026 een nummer, en kreeg de afnemer de pdf op 3 februari 2026 per e-mail. De datum van ontvangst is 3 februari.

Een KSeF-factuur controleren met de QR-code

De QR-code op een KSeF-factuur is een link naar die factuur in KSeF. Een afnemer scant de code met een telefoon, en inloggen is niet nodig. Staat de factuur in KSeF, dan toont de pagina het KSeF-nummer, het belastingnummer van de verkoper, de factuurdatum en de datum waarop KSeF de factuur ontving. Staat de factuur er niet in, dan meldt de pagina dat.

Om het bestand te downloaden, vult de afnemer drie gegevens van de factuur in: het factuurnummer van de verkoper, het fiscale identificatienummer van de afnemer of een vermelding dat er geen is, en het totale te betalen bedrag. Na meerdere foute pogingen achter elkaar blokkeert KSeF het downloaden van die factuur een tijd.

Kijk naar de tekst onder de code. Een factuur die al in KSeF staat, toont het KSeF-nummer onder de QR-code. Een factuur die offline is uitgereikt en nog niet naar KSeF is gestuurd, heeft twee codes, met de teksten OFFLINE en CERTYFIKAT. De tweede code bevestigt wie de factuur heeft uitgereikt. In de modus offline24 stuurt de verkoper de factuur uiterlijk de volgende werkdag naar KSeF.

Een tweede manier werkt zonder QR-code. Op de pagina voor anonieme toegang van KSeF vult de afnemer het KSeF-nummer in, het factuurnummer, het fiscale identificatienummer van de afnemer, de naam van de afnemer en het totale te betalen bedrag.

Poolse vervoerders en Litouwse expediteurs

Een Poolse vervoerder die een Litouwse expediteur factureert, reikt de factuur uit in KSeF. Daarna stuurt de vervoerder hem op de afgesproken manier naar de expediteur, met de QR-code. Vanaf 1 januari 2027 is de uitzondering tot 10.000 PLN voorbij. Een kleine vervoerder die in 2026 de enkele facturen buiten KSeF uitreikte, reikt vanaf dan alle facturen in KSeF uit.

KSeF bewaart facturen 10 jaar vanaf het einde van het jaar van uitreiking, volgens artikel 112aa van de Poolse btw-wet. De afnemer in het buitenland bewaart de ontvangen factuur toch zelf, zoals de regels in het eigen land vereisen. Hoe de btw werkt bij een vervoersdienst tussen Polen en Litouwen, hangt af van de feiten van elk geval. Vraag het uw boekhouder.

Een buitenlands bedrijf dat in Polen voor de btw is geregistreerd, maar daar geen zetel of vaste inrichting heeft, hoeft volgens het Ministerie van Financiën geen facturen in KSeF uit te reiken. Hetzelfde geldt als zijn vaste inrichting in Polen geen rol speelt bij de verkoop. Zo’n bedrijf mag KSeF wel gebruiken als het dat wil.

RNJ Transport plant ladingen van Nederland, België en Duitsland naar de Baltische staten. Die routes gaan door Polen, en partnervervoerders rijden veel van die ladingen. U heeft één contactpersoon en krijgt één factuur van RNJ Transport, ook als een partnervervoerder de vrachtwagen rijdt.

Stappen vóór 1 januari 2027

Een afnemer buiten Polen heeft drie taken bij Poolse leveranciers en vervoerders. Spreek met elke leverancier af hoe de facturen bij u komen. Controleer op elke factuur het KSeF-nummer en de QR-code. Bewaar de factuur zoals u hem ontving. Een bedrijf met een Poolse btw-registratie vraagt zijn boekhouder ook naar het KSeF-nummer bij bankoverschrijvingen vanaf 1 januari 2027.

1. 1

   Spreek het kanaal af

   Geef elke Poolse leverancier één e-mailadres voor facturen, of spreek papieren exemplaren af.

2. 2

   Controleer het KSeF-nummer

   Het nummer staat onder de QR-code. Het woord OFFLINE betekent dat de factuur nog niet in KSeF staat.

3. 3

   Scan de QR-code

   De pagina toont of de factuur in KSeF staat, met de basisgegevens.

4. 4

   Bewaar de factuur

   Bewaar het bestand of het papieren exemplaar zoals uw boekhoudregels vereisen.

5. 5

   Vraag uw boekhouder

   Vraag naar de btw op de factuur en, met een Poolse btw-registratie, naar bankoverschrijvingen.

Checklist: facturen van Poolse leveranciers en vervoerders

Gebruik deze lijst als een Poolse leverancier of vervoerder KSeF-facturen stuurt. Vraag uw boekhouder om advies bij elk geval dat afhangt van de feiten van uw bedrijf.