KSeF w Polsce: faktury dla nabywców zagranicznych i zmiany od 1 stycznia 2027 r.

Terminy KSeF od 2026 do 2028 r.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to polski system do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Firmy, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r. Pozostałe firmy dołączyły 1 kwietnia 2026 r. Do 31 grudnia 2026 r. firma może wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.

Do limitu 10 000 zł liczy się wartość sprzedaży brutto z faktur wystawionych w danym miesiącu. Gdy firma przekroczy limit, faktura, którą go przekracza, i wszystkie kolejne faktury trafiają do KSeF. Faktury z kas rejestrujących również mogą pozostać poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.

W 2027 r. ważne są jeszcze dwie daty. Od 1 stycznia 2027 r. nabywca będący w Polsce czynnym podatnikiem VAT podaje numer KSeF w przelewie na rzecz innego polskiego czynnego podatnika VAT. Obecne przepisy przewidują też, że sankcje związane z KSeF zaczną obowiązywać 1 stycznia 2027 r. Rada Ministrów 20 października 2026 r. skierowała do Sejmu projekt ustawy, który przesuwa tę datę na 1 stycznia 2028 r. Pierwsze czytanie odbyło się 21 października 2026 r. Ministerstwo Finansów podkreśla, że obowiązek korzystania z KSeF się nie zmienia.

Faktury dla nabywców spoza Polski

Polski sprzedawca wystawia fakturę w KSeF także wtedy, gdy nabywca jest za granicą. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że przez KSeF przechodzą faktury dokumentujące dostawy do innych krajów UE, eksport i usługi dla firm zagranicznych. Nabywca zagraniczny bez polskiego numeru NIP nie może zalogować się do KSeF. Dlatego sprzedawca przekazuje mu fakturę w uzgodniony sposób.

Uzgodnionym sposobem może być PDF wysłany e-mailem, link albo wydruk. Zgodnie z art. 106gb ustawy o VAT sprzedawca oznacza taką fakturę kodem QR. Kod daje dostęp do faktury w KSeF i pozwala nabywcy sprawdzić jej dane. Według Ministerstwa Finansów dla takiego nabywcy fakturą jest otrzymany dokument.

Inna jest też data otrzymania faktury. Polski nabywca z numerem NIP otrzymuje fakturę w dniu, w którym KSeF przydziela jej numer KSeF. Nabywca zagraniczny otrzymuje ją w dniu, w którym faktycznie do niego trafi. W przykładzie ministerstwa KSeF przydzielił fakturze numer 1 lutego 2026 r., a nabywca dostał PDF e-mailem 3 lutego 2026 r. Datą otrzymania jest 3 lutego.

Weryfikacja faktury KSeF za pomocą kodu QR

Kod QR na fakturze z KSeF to link do tej faktury w KSeF. Nabywca skanuje go telefonem i nie musi się logować. Jeśli faktura jest w KSeF, strona pokazuje jej numer KSeF, NIP sprzedawcy, datę wystawienia i datę przyjęcia faktury przez KSeF. Jeśli faktury tam nie ma, strona o tym informuje.

Aby pobrać plik, nabywca wpisuje trzy dane z faktury: numer faktury nadany przez sprzedawcę, identyfikator podatkowy nabywcy albo informację o jego braku oraz kwotę należności ogółem. Po kilku błędnych próbach z rzędu KSeF czasowo blokuje pobranie tej faktury.

Warto sprawdzić napis pod kodem. Faktura, która jest już w KSeF, ma pod kodem QR swój numer KSeF. Faktura wystawiona w trybie offline i jeszcze niewysłana do KSeF ma dwa kody, z napisami OFFLINE i CERTYFIKAT. Drugi kod potwierdza, kto wystawił fakturę. W trybie offline24 sprzedawca przesyła fakturę do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.

Drugi sposób działa bez kodu QR. Na stronie dostępu anonimowego do KSeF nabywca wpisuje numer KSeF, numer faktury, identyfikator podatkowy nabywcy, nazwę nabywcy i kwotę należności ogółem.

Polscy przewoźnicy i litewscy spedytorzy

Polski przewoźnik, który obciąża fakturą litewskiego spedytora, wystawia ją w KSeF. Potem przekazuje ją spedytorowi w uzgodniony sposób, z kodem QR. Od 1 stycznia 2027 r. limit 10 000 zł przestaje obowiązywać. Mały przewoźnik, który w 2026 r. wystawiał swoje nieliczne faktury poza KSeF, od tego dnia wystawia je w KSeF.

KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym je wystawiono. Wynika to z art. 112aa ustawy o VAT. Nabywca zagraniczny i tak przechowuje otrzymaną fakturę zgodnie z przepisami swojego kraju. Sposób rozliczenia VAT od usługi transportowej między Polską a Litwą zależy od okoliczności danej sprawy. Prosimy zapytać księgowego.

Według Ministerstwa Finansów podmiot zagraniczny zarejestrowany w Polsce do VAT, który nie ma tu siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie musi wystawiać faktur w KSeF. To samo dotyczy sytuacji, gdy jego stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce nie uczestniczy w sprzedaży. Taki podmiot może jednak korzystać z KSeF dobrowolnie.

RNJ Transport planuje przewozy z Holandii, Belgii i Niemiec do krajów bałtyckich. Te trasy prowadzą przez Polskę, a wiele z tych ładunków wiozą przewoźnicy partnerscy. Mają Państwo jedną osobę kontaktową i otrzymują jedną fakturę od RNJ Transport, także wtedy, gdy ciężarówką jedzie przewoźnik partnerski.

Kroki przed 1 stycznia 2027 r.

Nabywca spoza Polski ma przy współpracy z polskimi dostawcami i przewoźnikami trzy zadania. Najpierw ustala z każdym dostawcą, jak mają docierać faktury. Potem sprawdza numer KSeF i kod QR na każdej fakturze. Na koniec przechowuje fakturę w takiej postaci, w jakiej ją otrzymał. Firma z polską rejestracją VAT powinna też zapytać księgowego o numer KSeF w przelewach od 1 stycznia 2027 r.

1. 1

   Sposób doręczania faktur

   Prosimy podać każdemu polskiemu dostawcy jeden adres e-mail do faktur albo uzgodnić wydruki.

2. 2

   Numer KSeF

   Numer znajduje się pod kodem QR. Napis OFFLINE oznacza, że faktury nie ma jeszcze w KSeF.

3. 3

   Skanowanie kodu QR

   Strona pokazuje, czy faktura jest w KSeF, wraz z jej podstawowymi danymi.

4. 4

   Przechowywanie faktury

   Plik lub wydruk należy przechowywać zgodnie z zasadami rachunkowości obowiązującymi w Państwa firmie.

5. 5

   Pytanie do księgowego

   Prosimy zapytać o VAT od faktury, a przy polskiej rejestracji VAT także o przelewy.

Lista kontrolna: faktury od polskich dostawców i przewoźników

Z tej listy warto korzystać, gdy polski dostawca lub przewoźnik wysyła faktury z KSeF. W sprawach zależnych od sytuacji Państwa firmy prosimy zapytać księgowego.