Hämtning hos leverantör: det du kommer överens om före lastningen

Frågor till leverantören före hämtningen

Ställ åtta frågor till leverantören innan du bokar lastbilen. Svaren avgör vilken lastbil vi bokar, när den kommer och om chauffören kan lasta vid första besöket. Skicka frågorna så snart leverantören har gett ett datum då godset är klart. Tabellen visar varje fråga, varför den spelar roll och var svaret hamnar.

Mallen för mejlet i slutet av guiden ställer alla åtta frågor i ett enda mejl.

Vem lastar lastbilen vid EXW och FCA

Enligt Incoterms 2020 EXW levererar säljaren genom att ställa godset till förfogande hos sig, inte lastat på något fordon som hämtar det. Enligt FCA i säljarens lokaler lastar säljaren godset på köparens lastbil, och leveransen sker när lastningen är klar. Skriv i din inköpsorder vem som lastar, även när leverantörens personal brukar göra det.

ICC påpekar att risken under säljarens lastning kan ligga hos köparen vid EXW. Kom därför överens före lastningen om vem som lastar och vem som bär den risken. Vid FCA ska köparen enligt Incoterms 2020 meddela säljaren fraktförarens namn, tiden för hämtningen och lastplatsen. Mallen för mejlet i slutet av guiden gör just det.

Enligt båda reglerna packar och märker säljaren godset för transport på egen bekostnad, om inte branschen brukar skicka sådant gods oförpackat. Behöver du särskild förpackning eller märkning, avtala om det i kontraktet. Vem som lastar spelar också roll enligt CMR-konventionen. Vår guide om lastsäkring förklarar det, och vår Incoterms-guide jämför alla sju reglerna för vägtransport.

Uppgifter om lasten som avgör lastbilen

Lastbilen beror på fem uppgifter om lasten från leverantören: antalet pallar eller kollin, deras storlek, deras vikt, deras höjd och om de kan staplas. Ett vanligt gardinsläp tar 33 EUR-pallar på golvet, cirka 13,6 flakmeter och cirka 24 ton. Be om packlistan innan du bokar.

En EUR-pall mäter 1 200 × 800 mm. Pallar som inte kan staplas tar hela golvet under sig, så de behöver fler flakmeter. Vår guide om flakmeter visar formeln.

RNJ Transport kör hellaster. En lastbil kan också hämta hos två leverantörer på samma rutt, när godset tillsammans blir en hellast. Ange båda adresserna och antalet pallar på varje plats. Vi kör inte farligt gods (ADR), så berätta vad godset är när du bokar.

Gäller det en maskin, fråga leverantören om vikt, mått, lyftpunkter och sätt att lasta: gaffeltruck, kran eller lastkaj. Vår sida om maskintransport visar vad vi behöver för att planera släpet.

Dokument som leverantören ger chauffören

Vid en hämtning inom EU ger leverantören chauffören fakturan eller en följesedel och en packlista. EU-varor som går från Nederländerna, Belgien eller Tyskland till Litauen eller Lettland behöver ingen exportdeklaration. En CMR-fraktsedel följer med varje internationell last på väg, och fraktsedeln listar dokumenten som lämnas till fraktföraren.

När du ordnar transporten kan leverantören be dig om ett skriftligt intyg om att godset har kommit fram. EU:s momsregler (artikel 45a i förordning (EU) nr 282/2011) låter säljaren använda intyget som en del av beviset för en försäljning utan moms. Köparen lämnar intyget senast den tionde dagen i månaden efter leveransen.

Vår guide om tull inom EU förklarar regeln. Fråga din redovisningskonsult vilka dokument din leverantör förväntar sig.

Vissa varor behöver fler papper även inom EU: punktskattepliktiga varor, varor som tullen ännu inte har klarerat, avfall och vissa produkter med dubbla användningsområden. Berätta före lastningen om din order är en av dem.

Från färdigt gods till leverans

En hämtning med RNJ Transport går i fem steg, från leverantörens klardatum till den signerade CMR-fraktsedeln. Du har en kontaktperson för hela lasten. Före lastningen skickar vi registreringsnumren för bil och släp och chaufförens telefonnummer till dig. Skicka dem vidare till leverantören, så att personalen vid grinden vet vilken lastbil som kommer.

Vid lastningen kontrollerar chauffören antalet kollin, deras märkning och nummer och det synliga skicket på godset och förpackningen. Om något inte stämmer skriver chauffören ett förbehåll i CMR-fraktsedeln, med skälet. Be leverantören läsa eventuella förbehåll innan den skriver under. Vår CMR-guide förklarar fälten och kopiorna.

Många lastbilar kör från Nederländerna och Belgien till Baltikum varje vecka, så vi brukar hitta en kontrollerad lastbil till klardatumet. Vi kontrollerar varje åkeri före varje last. Vi följer lastbilen från lastning till leverans. Efter leveransen får du en kopia av den signerade CMR-fraktsedeln och en faktura från RNJ Transport.

Godset är inte klart på hämtningsdagen

Om godset inte är klart när lastbilen kommer, väntar lastbilen eller kommer tillbaka en annan dag. Båda kan ändra priset, så vi kommer överens om villkoren för väntetid i transportbeställningen före lastningen. Be leverantören säga till när datumet ändras. Meddela oss samma dag, så kommer vi överens med åkeriet om en ny lasttid.

Vid EXW och FCA levererar säljaren på det avtalade datumet eller inom den avtalade perioden. Vid FCA levererar säljaren vid den tid inom perioden som du meddelar. Skriv klardatumet i inköpsordern. Bekräfta det sedan med leverantören dagen före hämtningen.

Mall för mejl till leverantören

Skicka det här mejlet till leverantören så snart klardatumet är känt. Byt ut orden inom hakparentes. Vid FCA ger mejlet också leverantören det besked som Incoterms 2020 kräver: fraktföraren, tiden och lastplatsen. Skicka leverantörens svar vidare till oss med din transportbeställning.

Ämne: Hämtning av order [ordernummer] den [datum]

Hej [namn], vår speditör RNJ Transport hämtar order [ordernummer] den [datum] mellan [klockslag] och [klockslag] med en lastbil med gardinsläp. Före lastningen skickar vi registreringsnumren för bil och släp och chaufförens telefonnummer.

Bekräfta gärna lastadressen, grinden och lastkajen, öppettiderna eller tidsfönstret för den här lastbilen och referensen som chauffören ska uppge vid grinden.

Bekräfta gärna lasten: antalet pallar eller kollin, deras storlek, höjd och bruttovikt, och om de kan staplas.

Vår order gäller [EXW eller FCA] [plats], Incoterms 2020. Bekräfta gärna vem som lastar lastbilen, från vilken sida och med vilken utrustning.

Ge gärna chauffören fakturan eller följesedeln och packlistan, och skicka oss namn och telefonnummer till kontaktpersonen vid lastningen.

Om klardatumet ändras, säg gärna till samma dag. Tack. [Ditt namn], [företag], [telefon]