Recogida de mercancía en el proveedor: qué acordar antes de la carga

Preguntas al proveedor antes de la recogida

Haga al proveedor ocho preguntas antes de contratar el camión. Las respuestas deciden qué camión contratamos, cuándo llega y si el conductor puede cargar en la primera visita. Envíe las preguntas en cuanto el proveedor le dé una fecha de mercancía lista. La tabla recoge cada pregunta, por qué importa y dónde va la respuesta.

La plantilla de mensaje al final de esta guía hace las ocho preguntas en un solo correo.

Quién carga el camión con EXW y FCA

Con Incoterms 2020 EXW, el vendedor entrega poniendo la mercancía a disposición en sus instalaciones, sin cargarla en ningún vehículo de recogida. Con FCA en las instalaciones del vendedor, el vendedor carga la mercancía en el camión del comprador, y la entrega se produce cuando termina la carga. Escriba en su pedido quién carga, aunque normalmente lo haga el personal del proveedor.

La ICC señala que, con EXW, el riesgo durante la carga que hace el vendedor puede ser del comprador. Por eso, antes de la carga, acuerde quién carga y quién asume ese riesgo. Con FCA, Incoterms 2020 pide al comprador que comunique al vendedor el nombre del transportista, la hora de recogida y el punto de carga. La plantilla de mensaje al final de esta guía lo hace.

Con las dos reglas, el vendedor embala y marca la mercancía para el transporte a su cargo, salvo que en el sector sea habitual enviar esa mercancía sin embalar. Si necesita un embalaje o unas marcas especiales, acuérdelos en el contrato. Quién carga también importa según el Convenio CMR. Nuestra guía de estiba y sujeción de la carga lo explica, y nuestra guía de Incoterms compara las siete reglas para el transporte por carretera.

Datos de la carga que deciden el camión

El camión depende de cinco datos de la carga que da el proveedor: el número de palets o bultos, sus medidas, su peso, su altura y si se pueden apilar. Un semirremolque de lona estándar lleva 33 palets europeos en el suelo, unos 13,6 metros lineales y unas 24 toneladas. Pida la lista de bultos antes de contratar.

Un palet europeo mide 1200 × 800 mm. Los palets que no se pueden apilar ocupan todo el suelo que tienen debajo, así que necesitan más metros lineales. Nuestra guía de metros lineales muestra la fórmula.

RNJ Transport mueve cargas completas. Un camión también puede recoger en dos proveedores de una misma ruta, cuando la mercancía de los dos forma una carga completa. Indique las dos direcciones y los palets de cada una. No transportamos mercancías peligrosas (ADR), así que díganos qué mercancía es al reservar.

Para una máquina, pida al proveedor el peso, las medidas, los puntos de elevación y la forma de carga: carretilla elevadora, grúa o muelle de carga. Nuestra página Maquinaria y equipos industriales indica qué necesitamos para planificar el semirremolque.

Documentos que el proveedor entrega al conductor

En una recogida dentro de la UE, el proveedor entrega al conductor la factura o un albarán y una lista de bultos (packing list). Las mercancías de la UE que van de los Países Bajos, Bélgica o Alemania a Lituania o Letonia no necesitan DUA de exportación. Una carta de porte CMR acompaña a cada carga internacional por carretera, y la carta de porte enumera los documentos entregados al transportista.

Cuando usted organiza el transporte, el proveedor puede pedirle una declaración escrita de que la mercancía llegó a destino. Las normas del IVA de la UE (artículo 45 bis del Reglamento de Ejecución (UE) n.º 282/2011) permiten al vendedor usar esa declaración como parte de la prueba de una venta exenta de IVA. El comprador la entrega a más tardar el día 10 del mes siguiente a la entrega.

Nuestra guía de aduanas dentro de la UE explica esta norma. Pregunte a su asesor fiscal qué documentos espera su proveedor.

Algunas mercancías necesitan más papeles incluso dentro de la UE: productos sujetos a impuestos especiales, mercancías que aduanas aún no ha despachado, residuos y algunos productos de doble uso. Díganos antes de la carga si su pedido es uno de ellos.

De la mercancía lista a la entrega

Una recogida con RNJ Transport tiene cinco pasos, desde la fecha en que el proveedor tiene la mercancía lista hasta el CMR firmado. Usted tiene una persona de contacto para toda la carga. Antes de la carga, le enviamos las matrículas de la cabeza tractora y del semirremolque y el teléfono del conductor. Envíeselos al proveedor, para que el personal de la puerta sepa qué camión esperar.

En la carga, el conductor comprueba el número de bultos, sus marcas y números, y el estado aparente de la mercancía y del embalaje. Si algo no coincide, el conductor escribe una reserva en la carta de porte CMR con el motivo. Pida al proveedor que lea cualquier reserva antes de firmar. Nuestra guía de la carta de porte CMR explica las casillas y las copias.

Cada semana salen muchos camiones de los Países Bajos y Bélgica hacia los países bálticos, así que normalmente podemos encontrar un camión revisado para la fecha de mercancía lista. Comprobamos a cada transportista antes de cada carga. Seguimos el camión desde la carga hasta la entrega. Después de la entrega, usted recibe una copia del CMR firmado y una sola factura de RNJ Transport.

Mercancía que no está lista el día de la recogida

Si la mercancía no está lista cuando llega el camión, el camión espera o vuelve otro día. Las dos cosas pueden cambiar el precio, así que acordamos las condiciones de espera en la orden de transporte antes de la carga. Pida al proveedor que le avise cuando cambie la fecha. Avísenos el mismo día, y acordamos una nueva hora de carga con el transportista.

Con EXW y FCA, el vendedor entrega en la fecha acordada o dentro del plazo acordado. Con FCA, el vendedor entrega en el momento que usted le comunique dentro de ese plazo. Escriba la fecha de mercancía lista en el pedido. Después confírmela con el proveedor el día antes de la recogida.

Plantilla de mensaje para el proveedor

Envíe este mensaje al proveedor en cuanto conozca la fecha de mercancía lista. Sustituya las palabras entre corchetes. Con FCA, el mensaje también da al proveedor el aviso que pide Incoterms 2020: el transportista, la hora y el punto de carga. Reenvíenos la respuesta del proveedor con su orden de transporte.

Asunto: Recogida del pedido [número de pedido] el [fecha]

Buenos días, [nombre]: nuestro transitario RNJ Transport recogerá el pedido [número de pedido] el [fecha] entre las [hora] y las [hora] con un camión de lona. Antes de la carga le enviaremos las matrículas de la cabeza tractora y del semirremolque y el teléfono del conductor.

Por favor, confírmenos la dirección de carga, la puerta y el muelle, el horario de apertura o la cita de carga para este camión, y la referencia que debe dar el conductor en la puerta.

Por favor, confírmenos la carga: el número de palets o bultos, sus medidas, su altura y su peso bruto, y si se pueden apilar.

Nuestro pedido es [EXW o FCA] [lugar], Incoterms 2020. Por favor, confírmenos quién carga el camión, por qué lado y con qué equipo.

Por favor, entregue al conductor la factura o el albarán y la lista de bultos, y envíenos el nombre y el teléfono de la persona de contacto en la carga.

Si cambia la fecha de mercancía lista, avísenos el mismo día, por favor. Gracias. [Su nombre], [empresa], [teléfono]