Jak wybrać spedytora: porównanie ofert i stały partner

Jedno zapytanie o cenę dla wszystkich spedytorów

Oferty można porównać tylko wtedy, gdy wszyscy spedytorzy dostają to samo zapytanie. Należy podać trasę, daty, wielkość i rodzaj ładunku, warunki załadunku, dokumenty i potrzebny termin płatności. Jeśli jeden spedytor dostanie więcej danych niż drugi, jego cena może obejmować inną pracę.

Zapytanie warto wysłać tego samego dnia do dwóch lub trzech spedytorów, którzy jeżdżą Państwa trasą. Ceny zmieniają się razem z liczbą wolnych ciężarówek, więc oferty z tego samego dnia najłatwiej porównać. Przy stałych ładunkach warto dodać trzy punkty wymienione poniżej. Dwanaście danych ładunku podajemy we wzorze zlecenia w poradniku „Błędy w zleceniu, które podnoszą cenę”.

• Jak często i jak długo: na przykład dwie ciężarówki tygodniowo od stycznia do czerwca
• Jak długo cena ma obowiązywać i dla jakiego wolumenu
• Cena rozbita na pozycje, jak we wzorze porównania na końcu tego poradnika

Co obejmuje cena przewozu

Na cenę przewozu składają się nie tylko kilometry. Może obejmować opłaty drogowe, paliwo, prom, czekanie, dodatkowe postoje i pilną dostawę. Jeden spedytor wlicza te pozycje w cenę, drugi dolicza je osobno. Tabela podaje każdą pozycję i pytanie, które warto zadać przed porównaniem łącznych kwot.

W Polsce od 1 lutego 2026 r. e-TOLL obejmuje więcej dróg, około 5869 km, i obowiązują nowe stawki. W Holandii od 1 lipca 2026 r. ciężarówki o masie powyżej 3,5 tony płacą za każdy kilometr na prawie wszystkich autostradach i na niektórych innych drogach. Na Litwie od 1 stycznia 2027 r. winiety zastępuje opłata za kilometr „Via Toll”. Jeśli umowa będzie obowiązywać także w 2027 r., warto ustalić na piśmie, jak cena uwzględni „Via Toll”. Stawki podajemy we wpisach o „Via Toll” i o holenderskiej opłacie drogowej.

Przy stałych ładunkach niektórzy spedytorzy stosują klauzulę paliwową, więc cena zmienia się razem z ceną oleju napędowego. Nasz kalkulator dopłaty paliwowej pokazuje, ile dodaje taka klauzula, więc można ją porównać ze stałą ceną.

Według Konwencji CMR przewoźnik płaci odszkodowanie najwyżej 8,33 SDR za kilogram wagi brutto, czyli około 10 EUR. Ten limit i ubezpieczenie cargo wyjaśniamy w poradniku „Odpowiedzialność CMR i ubezpieczenie cargo”.

Pięć pytań o jakość usługi

Dwie takie same ceny mogą oznaczać różną usługę. Przed wyborem warto zadać każdemu spedytorowi pięć pytań poniżej. O odpowiedzi należy poprosić na piśmie i wpisać je do wzoru porównania obok pozycji ceny. Po ładunku testowym można porównać każdą odpowiedź z tym, co się wydarzyło.

Samą firmę należy sprawdzić przed pierwszym ładunkiem, jak opisujemy w poradniku „Jak sprawdzić spedytora”.

• Osoba kontaktowa: czy jedna osoba poprowadzi ładunek od zlecenia do faktury? Kto odpowie, gdy jej nie będzie?
• Dane ciężarówki: kiedy otrzymają Państwo numery ciągnika i naczepy? Jak dowiedzą się Państwo o zmianie, zanim nastąpi?
• Dokumenty: ile dni po dostawie przychodzi kopia podpisanego listu CMR? Czy za każdy ładunek otrzymają Państwo jedną fakturę?
• Sprawdzanie przewoźników: jak spedytor sprawdza przewoźnika przed załadunkiem? Czy informuje Państwa, zanim przekaże ładunek innej firmie?
• Doświadczenie na Państwa trasie: jak często spedytor jeździ Państwa trasą i z jakimi ładunkami?

Ładunek testowy i ocena po każdym ładunku

Ładunek testowy pokazuje, jak spedytor pracuje na Państwa trasie. Warto wybrać zwykły ładunek z elastycznymi datami, aby spedytor mógł zaplanować odpowiednią ciężarówkę. Po dostawie należy ocenić godzinę załadunku i dostawy, dane ciężarówki, informacje o zmianach, dokumenty i fakturę. Tak samo warto oceniać każdy kolejny ładunek.

Po pięciu lub dziesięciu ładunkach oceny pokażą, jak każdy spedytor pracuje na Państwa trasie. Raz na kwartał warto podzielić się nimi ze spedytorem, aby obie strony widziały te same liczby.

Od pojedynczych ładunków do stałego partnera

Stały spedytor pojawia się po kilku dobrze ocenionych ładunkach. Wtedy warto ustalić na piśmie cztery rzeczy: jak przekazują Państwo wolumeny, jak wysyłają zlecenia, jakie są warunki cenowe i kto przejmie ładunek, gdy główny spedytor nie będzie miał ciężarówki. Dzięki temu ładunki zlecają Państwo dwóm lub trzem spedytorom, którzy znają Państwa trasę i ładunki.

Według wstępnych danych badania Ti z 26 marca 2026 r. prawie 44% respondentów szuka przewoźników głównie na własnej liście zatwierdzonych dostawców, a 30% organizuje przetargi.

• Wolumen: ładunki na kolejny tydzień lub miesiąc warto podać od razu, gdy są znane, aby spedytor mógł wcześniej zaplanować ciężarówki.
• Zlecenia: należy ustalić, kto wysyła pisemne zlecenie transportowe, na jaki adres e-mail i w jakiej formie. Na każdy ładunek należy wysłać osobne zlecenie. Kartę dostawcy warto wypełnić przed pierwszym stałym ładunkiem. Nasze dane są na stronie z dokumentami dla dostawców.
• Cena: warto poprosić o stałą cenę na określony okres i wolumen oraz zapytać, czy obowiązuje klauzula paliwowa.
• Zapas: część ładunków warto wysyłać także drugiemu spedytorowi. Gdy główny spedytor nie będzie miał wolnej ciężarówki, drugi będzie już znał Państwa ładunki i warunki.

Jak RNJ Transport pracuje ze stałymi klientami

RNJ Transport przydziela każdemu ładunkowi jedną osobę kontaktową i wystawia jedną fakturę, nawet gdy ładunek wiezie przewoźnik partnerski. Każdego przewoźnika partnerskiego sprawdzamy przed każdym przewozem. Przed załadunkiem otrzymują Państwo numery ciągnika i naczepy, a po dostawie kopię podpisanego listu przewozowego CMR. Opłaty drogowe i promy są wliczone w jedną cenę ładunku.

Nasze ciężarówki 2 MAN TGX z naczepami typu firanka wożą głównie ładunki całopojazdowe między Litwą a Szwecją. Na innych trasach, na przykład z Holandii i Belgii na Litwę i Łotwę, jeżdżą sprawdzeni przewoźnicy partnerscy. Przewoźników, których znajdujemy na giełdach transportowych, sprawdzamy tak samo.

Stały klient może zadzwonić i podać wolumen na kolejny tydzień, na przykład kilka ciężarówek, a my organizujemy je wszystkie. Gdy coś się zmienia, dzwonimy do Państwa. Nasz system zarządzania transportem przechowuje wszystkie zlecenia, listy przewozowe CMR i faktury, więc możemy prześledzić każdy ładunek. Warunki płatności ustalamy przed pierwszym zleceniem.

Wzór porównania ofert

Prosimy skopiować tabelę i wpisać odpowiedzi każdego spedytora do jego kolumny. Jeśli spedytor pominął jakąś pozycję, warto go o nią zapytać przed porównaniem łącznych kwot.