Pierwszy ładunek eksportowy: plan producenta od zlecenia do listu CMR

Kto zamawia ciężarówkę do ładunku eksportowego?

Ciężarówkę do ładunku eksportowego zamawia strona wskazana przez regułę Incoterms 2020 w umowie sprzedaży. Przy DAP lub CPT ciężarówkę zamawia i opłaca sprzedawca na Litwie. Przy EXW lub FCA ciężarówkę zamawia kupujący za granicą. Dlatego pierwszą decyzję transportową podejmuje kierownik sprzedaży, gdy ustala z klientem cenę i warunki dostawy.

W tym poradniku używamy jednego przykładu. To ilustracja, a nie zlecenie RNJ Transport. Fabryka mebli niedaleko Kowna po raz pierwszy wysyła całą ciężarówkę mebli do samodzielnego montażu do magazynu klienta w Szwecji. Fabryka sprzedaje na warunkach DAP, więc ciężarówkę zamawia sama.

Meble stanowią dużą część litewskiego eksportu do Szwecji. Według danych Eurostatu w 2025 r. Litwa wyeksportowała do Szwecji towary o wartości 1603 mln EUR. Prawie jedną piątą, 316 mln EUR, stanowiły towary z działu 94 nomenklatury celnej: meble, materace, lampy i budynki prefabrykowane.

Kto co robi w Państwa firmie: krok po kroku

Pierwszy ładunek eksportowy przygotowuje pięć osób lub działów: sprzedaż, produkcja, magazyn, osoba zamawiająca ciężarówkę i księgowość. Każdy krok kończy się tym, że jedna osoba przekazuje drugiej konkretne dane lub dokument. Tabela pokazuje dziewięć kroków. Przy każdym kroku warto wpisać imię odpowiedzialnego pracownika.

W małej firmie jedna osoba często wykonuje kilka kroków. To w porządku, jeśli każdy krok ma przypisaną jedną konkretną osobę.

Przygotowanie ładunku: produkcja i magazyn

Produkcja i magazyn ustalają, ile miejsca ładunek zajmie w ciężarówce. Spedytor potrzebuje czterech informacji: liczby palet lub kartonów, ich wymiarów, wagi brutto i tego, czy palety można piętrować. Na ich podstawie spedytor oblicza metry ładowne. Jedna europaleta zajmuje 0,4 metra ładownego, a standardowa naczepa typu firanka ma około 13,6.

W naszym przykładzie fabryka zapakowała 36 europalet mebli do samodzielnego montażu. Bez piętrowania zajęłyby 36 × 0,4 = 14,4 metra ładownego. Na podłodze standardowej naczepy typu firanka mieści się tylko 33 europalety, więc trzy palety zostałyby w fabryce. Ustawione w dwóch warstwach 36 palet zajmuje 18 miejsc na podłodze, czyli 18 × 0,4 = 7,2 metra ładownego. Wszystkie mieszczą się w jednej naczepie, a na podłodze zostaje jeszcze 6,4 metra.

O tym, czy palety można piętrować, decyduje produkcja, bo zna wytrzymałość opakowania. Na każdej palecie należy zaznaczyć, czy można na niej postawić drugą paletę. Spedytorowi trzeba też podać wysokość każdej palety, bo dwie palety jedna na drugiej muszą zmieścić się pod dachem naczepy. Folię, ochronę narożników i ładowanie opisujemy na stronie o transporcie mebli.

W naszym przykładzie ciężarówka jedzie z Kowna do Kłajpedy, a stamtąd płynie promem do Szwecji. Spedytor planuje godzinę załadunku według końca odprawy na prom. O kartonach ładowanych ręcznie należy poinformować wcześniej, bo ich załadunek trwa dłużej niż załadunek palet.

Dokumenty dla ładunku do Szwecji lub Norwegii

Ładunek mebli do Szwecji zwykle jedzie z trzema dokumentami: listem przewozowym CMR, fakturą i listą pakunkową. Szwecja i Litwa są członkami UE, więc towary unijne nie wymagają zgłoszenia wywozowego ani przywozowego. List przewozowy CMR przy załadunku podpisują nadawca i przewoźnik, a przy dostawie odbiorca.

Dla księgowości podpisany list przewozowy CMR jest zwykle jednym z dowodów, że towar wywieziono z Litwy. Taki dowód jest potrzebny, gdy sprzedaż do innego kraju UE korzysta ze stawki VAT 0%. Art. 45a rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 ustanawia prostą zasadę. Organ podatkowy uznaje wywóz towaru za udowodniony, gdy sprzedawca ma dwa niesprzeczne dowody od dwóch niezależnych stron. Organ podatkowy może jednak wykazać, że było inaczej. Taką parę może tworzyć podpisany list przewozowy CMR i dokument bankowy o zapłacie za przewóz. To informacja ogólna, a nie doradztwo podatkowe. Jakie dokumenty przechowywać, warto ustalić z księgowym. Więcej piszemy w poradniku o cle w obrębie UE.

Norwegia nie należy do unii celnej UE, więc ładunek do Norwegii wymaga unijnego zgłoszenia wywozowego i norweskiego zgłoszenia przywozowego. Według wszystkich reguł Incoterms 2020 z wyjątkiem EXW za formalności wywozowe odpowiada sprzedawca. Według wszystkich reguł z wyjątkiem DDP za formalności przywozowe odpowiada kupujący. Przed załadunkiem należy ustalić z kupującym, kto przygotuje każde zgłoszenie, i poinformować o tym spedytora.

Od 15 września 2026 r. norweska służba celna musi otrzymać dane Digitoll o każdej ciężarówce z towarem najpóźniej w chwili przekroczenia granicy. Odpowiada za nie kierowca, który może skorzystać z pomocy przedstawiciela celnego. Od 1 marca 2027 r. najpóźniej w chwili przekroczenia granicy trzeba będzie złożyć też norweskie zgłoszenie przywozowe. Więcej piszemy we wpisie na blogu o Digitoll.

Dzień dostawy i dokumenty po dostawie

W dniu dostawy ciężarówka przyjeżdża do magazynu klienta w uzgodnionym oknie czasowym, a kierowca podaje numer rezerwacji. Magazyn liczy sztuki, ogląda ich stan zewnętrzny i podpisuje list przewozowy CMR. Widoczną szkodę odbiorca wpisuje do listu przewozowego przed podpisem. O niewidocznej szkodzie odbiorca zawiadamia przewoźnika na piśmie w ciągu 7 dni, nie licząc niedziel i dni świątecznych.

Po dostawie osoba, która zamówiła ciężarówkę, przekazuje księgowości kopię podpisanego listu przewozowego CMR i fakturę za przewóz. Jeśli odbiorca wpisał uwagę do listu przewozowego, kierownik sprzedaży omawia ją z klientem.

Pierwsze zlecenie transportowe warto zachować jako wzór, wtedy przy kolejnych ładunkach wystarczy zmienić daty i ilości. Gdy znają Państwo zamówienia na kolejny miesiąc, warto od razu podać spedytorowi cały wolumen.

Jak RNJ Transport organizuje pierwszy ładunek eksportowy

RNJ Transport przewozi ładunki całopojazdowe między Litwą a Szwecją własnymi ciężarówkami 2 MAN TGX z naczepami typu firanka. Do Norwegii i innych krajów ładunki wiozą przewoźnicy partnerscy, a każdego z nich sprawdzamy przed każdym przewozem. Cały ładunek, od ceny do faktury, prowadzi jedna osoba kontaktowa, więc w Państwa firmie wystarczy jedna osoba do kontaktu z nami.

Do Szwecji nasze ciężarówki płyną promem z Kłajpedy, jak piszemy na stronie trasy szwedzkiej. Wszystkie zlecenia, listy przewozowe CMR i faktury przechowujemy w naszym systemie zarządzania transportem, więc możemy prześledzić każdy ładunek. Stali klienci dzwonią do nas z wolumenem na kolejny tydzień, a my planujemy wszystkie ciężarówki.

1. 1

   Cena

   W formularzu wyceny przesyłają Państwo trasę, datę i wielkość ładunku. Proponujemy cenę i ciężarówkę.

2. 2

   Pisemne zlecenie

   Państwo potwierdzają cenę i przesyłają pisemne zlecenie transportowe.

3. 3

   Numery ciągnika i naczepy

   Przed załadunkiem przesyłamy numery ciągnika i naczepy oraz telefon kierowcy.

4. 4

   Dostawa

   Śledzimy ładunek do dostawy. Jeśli godzina przyjazdu się zmienia, informujemy Państwa.

5. 5

   CMR i jedna faktura

   Po dostawie przesyłamy kopię podpisanego listu przewozowego CMR i jedną fakturę RNJ Transport.

Lista kontrolna dla każdego działu przed przyjazdem ciężarówki

Przy każdym wierszu warto wpisać imię pracownika. Każdy dział sprawdza swój wiersz dzień przed załadunkiem.