Første eksportlast: produsentens plan fra bestilling til CMR

Hvem bestiller bilen til eksportlasten?

Bilen til en eksportlast bestilles av den parten som Incoterms 2020-klausulen i salgsavtalen peker på. Etter DAP eller CPT bestiller og betaler selgeren i Litauen bilen. Etter EXW eller FCA bestiller kjøperen i utlandet bilen. Derfor tar salgssjefen den første transportbeslutningen, når pris og leveringsklausul avtales med kunden.

Guiden bruker ett eksempel. Det er en illustrasjon, ikke et oppdrag for RNJ Transport. En møbelfabrikk nær Kaunas sender for første gang en full last med flatpakkede møbler til en kundes lager i Sverige. Fabrikken selger på DAP-vilkår, så den bestiller bilen selv.

Møbler er en stor del av eksporten fra Litauen til Sverige. Ifølge Eurostat eksporterte Litauen varer for 1 603 millioner EUR til Sverige i 2025. Nesten en femtedel, 316 millioner EUR, var varer i kapittel 94 i tolltariffen: møbler, madrasser, lamper og ferdighus.

Hvem gjør hva i bedriften: trinn for trinn

Fem personer eller avdelinger gjør den første eksportlasten klar: salg, produksjon, lager, den som bestiller bilen, og regnskap. Hvert trinn slutter med at én person gir bestemte opplysninger eller et dokument videre til en annen. Tabellen viser ni trinn. Skriv navnet på den ansvarlige ved hvert trinn.

I en liten bedrift gjør ofte én person flere av trinnene. Det fungerer, så lenge hvert trinn har én bestemt person.

Klargjøring av lasten: produksjon og lager

Produksjon og lager avgjør hvor mye plass lasten tar i bilen. Speditøren trenger fire opplysninger: antall paller eller esker, målene, bruttovekten og om pallene kan stables. Ut fra dem regner speditøren ut lastemeterne. Én europall tar 0,4 lastemeter, og en standard gardinhenger har omtrent 13,6.

I eksempelet har fabrikken pakket 36 europaller med flatpakkede møbler. Uten stabling ville de ta 36 × 0,4 = 14,4 lastemeter. En standard gardinhenger har bare plass til 33 europaller på gulvet, så tre paller ville bli igjen på fabrikken. Stablet i to høyder tar 36 paller 18 gulvplasser, altså 18 × 0,4 = 7,2 lastemeter. Alle får plass i én henger, og det er fortsatt 6,4 meter gulv ledig.

Produksjonen avgjør om pallene kan stables, fordi den kjenner styrken i emballasjen. Merk hver pall med om det kan stå en annen pall oppå. Oppgi også høyden på hver pall til speditøren, fordi to paller oppå hverandre må få plass under taket på hengeren. Plast, hjørnebeskyttere og stabling beskriver vi på siden om møbeltransport.

I eksempelet kjører bilen fra Kaunas til Klaipėda og tar ferjen derfra til Sverige. Speditøren planlegger lastetiden etter når innsjekkingen til ferjen stenger. Si fra på forhånd om esker som lastes for hånd, fordi de tar lengre tid å laste enn paller.

Dokumenter for en last til Sverige eller Norge

En møbellast til Sverige går som regel med tre dokumenter: CMR-fraktbrev, faktura og pakkliste. Sverige og Litauen er med i EU, så EU-varer trenger verken eksport- eller importdeklarasjon. Avsenderen og transportøren signerer CMR-fraktbrevet ved lasting, og mottakeren ved levering.

For regnskapet er et signert CMR-fraktbrev som regel ett av bevisene for at varene er fraktet ut av Litauen. Et slikt bevis trengs når et salg til et annet EU-land får 0 % mva. Artikkel 45a i Rådets gjennomføringsforordning (EU) nr. 282/2011 gir en enkel regel. Skattemyndigheten regner forsendelsen som bevist når selgeren har to bevis som ikke motsier hverandre, fra to uavhengige parter. Skattemyndigheten kan likevel bevise det motsatte. Et slikt par kan være et signert CMR-fraktbrev og et bankdokument om betaling for transporten. Dette er generell informasjon, ikke skatterådgivning. Snakk med regnskapsføreren om hvilke dokumenter du skal ta vare på. Mer om dette står i guiden om toll innenfor EU.

Norge er ikke med i EUs tollunion, så en last til Norge trenger en eksportdeklarasjon i EU og en importdeklarasjon i Norge. Etter alle Incoterms 2020-klausuler unntatt EXW har selgeren ansvaret for eksportformalitetene. Etter alle klausuler unntatt DDP har kjøperen ansvaret for importformalitetene. Avtal med kjøperen før lasting hvem som lager hver deklarasjon, og gi beskjed til speditøren.

Fra 15. september 2026 må Tolletaten få Digitoll-opplysningene om hver bil med varer senest ved grensepasseringen. Sjåføren har ansvaret for dem og kan bruke en tollrepresentant. Fra 1. mars 2027 må også den norske importdeklarasjonen være levert senest ved grensepasseringen. Mer om dette står i innlegget vårt om Digitoll.

Leveringsdagen og dokumentene etterpå

På leveringsdagen kommer bilen til kundens lager i det avtalte tidsvinduet, og sjåføren oppgir bestillingsnummeret. Lageret teller kolliene, ser på utsiden av dem og signerer CMR-fraktbrevet. Synlig skade skriver mottakeren i fraktbrevet før signering. Skade som ikke er synlig, melder mottakeren skriftlig til transportøren innen 7 dager, søndager og helligdager ikke medregnet.

Etter levering gir den som bestilte bilen, kopien av det signerte CMR-fraktbrevet og transportfakturaen til regnskap. Har mottakeren skrevet en merknad i fraktbrevet, tar salgssjefen den opp med kunden.

Lagre den første transportbestillingen som en mal, så holder det å endre datoer og mengder for de neste lastene. Når du kjenner bestillingene for neste måned, gi speditøren hele mengden på én gang.

Slik organiserer RNJ Transport den første eksportlasten

RNJ Transport kjører fullaster mellom Litauen og Sverige med våre egne 2 MAN TGX-lastebiler med gardinhengere. Til Norge og andre land frakter partnertransportører lastene, og vi kontrollerer hver av dem før hver tur. Én kontaktperson følger hele lasten fra pris til faktura, så det holder at én person i bedriften din snakker med oss.

Til Sverige tar bilene våre ferjen fra Klaipėda, slik siden om Sverige-ruten beskriver. Alle bestillinger, CMR-fraktbrev og fakturaer lagres i transportstyringssystemet vårt, så vi kan spore enhver last. Faste kunder ringer oss med mengdene for neste uke, og vi planlegger alle bilene.

1. 1

   Pris

   Du skriver rute, dato og størrelsen på lasten i prisskjemaet. Vi foreslår en pris og en bil.

2. 2

   Skriftlig bestilling

   Du bekrefter prisen og sender en skriftlig transportbestilling.

3. 3

   Registreringsnumre på bil og henger

   Før lasting sender vi registreringsnumrene på bil og henger og sjåførens telefonnummer.

4. 4

   Levering

   Vi følger lasten til levering. Endrer ankomsttiden seg, sier vi fra til deg.

5. 5

   CMR og én faktura

   Etter levering sender vi en kopi av det signerte CMR-fraktbrevet og én faktura fra RNJ Transport.

Sjekkliste for hver avdeling før bilen kommer

Skriv navnet på en medarbeider ved hver rad. Hver avdeling sjekker sin rad dagen før lasting.