La vostra prima esportazione: il piano del produttore dall’ordine alla CMR

Chi prenota il camion per un carico in esportazione?

Il camion per un carico in esportazione lo prenota la parte indicata dalla resa Incoterms 2020 nel contratto di vendita. Con DAP o CPT il venditore lituano prenota e paga il camion. Con EXW o FCA lo prenota l’acquirente estero. Quindi la prima decisione sul trasporto la prende l’ufficio commerciale, quando concorda con il cliente prezzo e condizioni di consegna.

Questa guida segue un esempio, un’illustrazione e non un lavoro di RNJ Transport. Un mobilificio vicino a Kaunas spedisce il suo primo carico completo di mobili in kit al magazzino di un cliente in Svezia. Il mobilificio vende con resa DAP, quindi prenota il camion.

I mobili sono una parte importante delle esportazioni lituane verso la Svezia. Secondo i dati Eurostat, nel 2025 la Lituania ha esportato in Svezia merci per 1.603 milioni di EUR. Quasi un quinto, 316 milioni di EUR, erano merci del capitolo 94 della nomenclatura doganale: mobili, materassi, lampade e costruzioni prefabbricate.

Chi fa cosa in azienda, passo per passo

Cinque persone o uffici preparano il primo carico in esportazione: l’ufficio commerciale, la produzione, il magazzino, la persona che prenota il camion e la contabilità. Ogni passo finisce quando una persona consegna alla successiva dati precisi o un documento. La tabella mostra nove passi. Scrivete accanto a ogni passo il nome di un dipendente.

In un’azienda piccola spesso una persona fa più passi. Va bene, se ogni passo ha una persona indicata per nome.

Preparazione del carico: produzione e magazzino

Produzione e magazzino decidono quanto spazio occupa il carico sul camion. Allo spedizioniere servono quattro dati: numero di pallet o colli, misure, peso lordo e sovrapponibilità dei pallet. Da questi lo spedizioniere calcola i metri lineari. Un europallet occupa 0,4 metri lineari, e un semirimorchio centinato standard ne ha circa 13,6.

Nel nostro esempio il mobilificio ha imballato 36 europallet di mobili in kit. Non sovrapposti, occuperebbero 36 × 0,4 = 14,4 metri lineari. Sul pianale di un semirimorchio centinato standard entrano solo 33 europallet, quindi tre pallet resterebbero in fabbrica. Sovrapposti su due livelli, i 36 pallet occupano 18 posti a terra, cioè 18 × 0,4 = 7,2 metri lineari. Entrano tutti in un camion, e restano liberi 6,4 metri di pianale.

La sovrapposizione la decide la produzione, perché conosce la resistenza dell’imballaggio. Indicate su ogni pallet se sopra può andare un altro pallet. Comunicate allo spedizioniere anche l’altezza di ogni pallet, perché due pallet sovrapposti devono stare sotto il tetto del semirimorchio. La nostra pagina sul trasporto di mobili parla di film, paraspigoli e carico.

Nel nostro esempio il camion va da Kaunas a Klaipėda e prende un traghetto per la Svezia. Lo spedizioniere pianifica l’orario di carico in base al termine del check-in del traghetto. Se alcuni colli si caricano a mano, avvisate presto lo spedizioniere. Il carico a mano richiede più tempo del carico di pallet.

Documenti per un carico verso la Svezia o la Norvegia

Un carico di mobili verso la Svezia viaggia di solito con tre documenti: lettera di vettura CMR, fattura e packing list. Svezia e Lituania fanno parte dell’UE, quindi le merci UE non richiedono dichiarazioni di esportazione o di importazione. Il mittente e il vettore firmano la CMR al carico, e il destinatario la firma alla consegna.

Per la contabilità, la CMR firmata è di solito una delle prove che la merce ha lasciato la Lituania. Una cessione senza IVA verso un altro paese UE richiede questa prova. Secondo l’articolo 45 bis del regolamento di esecuzione (UE) n. 282/2011 del Consiglio, l’amministrazione fiscale considera provato il trasporto quando il venditore possiede due prove che concordano, rilasciate da due parti indipendenti. L’amministrazione fiscale può comunque dimostrare il contrario. Una CMR firmata e un documento bancario del pagamento del trasporto possono formare questa coppia. È un’informazione generale, non una consulenza fiscale. Chiedete al vostro commercialista quali documenti conservare, e leggete la nostra guida sulla dogana tra paesi UE.

La Norvegia è fuori dall’unione doganale dell’UE, quindi un carico verso la Norvegia richiede una dichiarazione di esportazione UE e una dichiarazione di importazione norvegese. Con tutte le rese Incoterms 2020 tranne EXW, le formalità di esportazione spettano al venditore. Con tutte le rese tranne DDP, le formalità di importazione spettano all’acquirente. Prima del carico, concordate con l’acquirente chi prepara ogni dichiarazione, e comunicatelo allo spedizioniere.

Dal 15 settembre 2026 la dogana norvegese deve ricevere i dati Digitoll di ogni camion con merce, al più tardi al passaggio del confine. La responsabilità è dell’autista, che può servirsi di un rappresentante doganale. Dal 1º marzo 2027 anche la dichiarazione di importazione norvegese va presentata entro il passaggio del confine. Il nostro articolo su Digitoll spiega i dettagli.

Il giorno della consegna e i documenti successivi

Il giorno della consegna il camion arriva nella fascia oraria del cliente, e l’autista comunica il numero di prenotazione. Il magazzino conta i colli, ne controlla l’esterno e firma la CMR. Prima di firmare, il destinatario scrive sulla CMR i danni visibili. Per i danni non visibili, il destinatario scrive al vettore entro 7 giorni, esclusi domeniche e festivi.

Dopo la consegna, la persona che ha prenotato il camion consegna alla contabilità la copia firmata della CMR e la fattura del trasporto. L’ufficio commerciale discute con il cliente ogni eventuale riserva scritta sulla CMR.

Salvate il vostro primo ordine di trasporto come modello, così per i carichi successivi bastano nuove date e nuove quantità. Quando conoscete gli ordini del mese successivo, inviate tutto il volume allo spedizioniere in una volta.

Come RNJ Transport gestisce un primo carico in esportazione

RNJ Transport trasporta carichi completi tra Lituania e Svezia con i nostri 2 trattori stradali MAN TGX e semirimorchi centinati. Vettori partner trasportano i carichi verso la Norvegia e altri paesi, e verifichiamo ciascuno prima di ogni carico. Un solo referente segue il carico dal prezzo alla fattura, quindi alla vostra azienda basta una persona che parla con noi.

I nostri camion raggiungono la Svezia in traghetto da Klaipėda, come mostra la nostra pagina sulla tratta per la Svezia. Ogni ordine, CMR e fattura resta nel nostro sistema di gestione dei trasporti (TMS), così possiamo ricostruire qualsiasi carico. I clienti abituali ci chiamano con i volumi della settimana successiva, e noi pianifichiamo tutti i camion.

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   Prezzo

   Inviate percorso, data e dimensioni del carico con il modulo di richiesta. Vi offriamo un prezzo e un camion.

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   Ordine scritto

   Confermate il prezzo e inviate un ordine di trasporto scritto.

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   Targhe del camion e del semirimorchio

   Prima del carico vi inviamo le targhe del camion e del semirimorchio e il numero di telefono dell’autista.

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   Consegna

   Seguiamo il carico fino alla consegna. Se l’orario di arrivo cambia, vi avvisiamo.

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   CMR e una sola fattura

   Dopo la consegna vi inviamo una copia della CMR firmata e una sola fattura di RNJ Transport.

Lista di controllo per ogni ufficio prima dell’arrivo del camion

Scrivete il nome di un dipendente accanto a ogni riga. Ogni ufficio controlla la propria riga il giorno prima del carico.