Erste Exportladung: der Plan für Hersteller vom Auftrag bis zum CMR

Wer bucht den Lkw für eine Exportladung?

Wer den Lkw für eine Exportladung bucht, legt die Incoterms-2020-Klausel im Kaufvertrag fest. Bei DAP oder CPT bucht und bezahlt der Verkäufer in Litauen den Lkw. Bei EXW oder FCA bucht der Käufer im Ausland. Die erste Transportentscheidung trifft daher der Vertrieb, wenn er mit dem Kunden Preis und Lieferklausel vereinbart.

In diesem Ratgeber nutzen wir ein Beispiel. Es ist eine Illustration, kein Auftrag von RNJ Transport. Eine Möbelfabrik bei Kaunas versendet zum ersten Mal eine Komplettladung Möbel zur Selbstmontage an das Lager eines Kunden in Schweden. Die Fabrik verkauft zu DAP und bucht den Lkw daher selbst.

Möbel sind ein großer Teil der litauischen Exporte nach Schweden. Nach Eurostat exportierte Litauen 2025 Waren für 1.603 Mio. € nach Schweden. Fast ein Fünftel, 316 Mio. €, waren Waren aus Kapitel 94 der Zolltarifnomenklatur: Möbel, Matratzen, Leuchten und vorgefertigte Gebäude.

Wer im Unternehmen was tut: Schritt für Schritt

Die erste Exportladung bereiten fünf Personen oder Abteilungen vor: Vertrieb, Produktion, Lager, die Person, die den Lkw bucht, und die Buchhaltung. Jeder Schritt endet damit, dass eine Person einer anderen bestimmte Daten oder ein Dokument übergibt. Die Tabelle zeigt neun Schritte. Tragen Sie bei jedem Schritt den Namen der zuständigen Person ein.

In einem kleinen Unternehmen macht oft eine Person mehrere Schritte. Das passt, solange für jeden Schritt eine bestimmte Person zuständig ist.

Vorbereitung der Ladung: Produktion und Lager

Produktion und Lager bestimmen, wie viel Platz die Ladung im Lkw braucht. Der Spediteur braucht vier Angaben: Zahl der Paletten oder Kartons, ihre Maße, das Bruttogewicht und ob die Paletten stapelbar sind. Daraus berechnet der Spediteur die Lademeter. Eine Europalette belegt 0,4 Lademeter, ein Standard-Planenauflieger hat etwa 13,6.

In unserem Beispiel hat die Fabrik 36 Europaletten mit Möbeln zur Selbstmontage verpackt. Ungestapelt würden sie 36 × 0,4 = 14,4 Lademeter belegen. Auf den Boden eines Standard-Planenaufliegers passen nur 33 Europaletten. Drei Paletten blieben also in der Fabrik. Zweilagig gestapelt belegen 36 Paletten 18 Stellplätze, also 18 × 0,4 = 7,2 Lademeter. Alle passen auf einen Auflieger, und es bleiben noch 6,4 Meter Boden frei.

Ob die Paletten stapelbar sind, entscheidet die Produktion, denn sie kennt die Festigkeit der Verpackung. Markieren Sie auf jeder Palette, ob eine weitere Palette darauf darf. Nennen Sie dem Spediteur auch die Höhe jeder Palette, denn zwei Paletten übereinander müssen unter das Dach des Aufliegers passen. Folie, Kantenschutz und Verladen beschreiben wir auf der Seite zum Möbeltransport.

In unserem Beispiel fährt der Lkw von Kaunas nach Klaipėda und dort mit der Fähre nach Schweden. Der Spediteur plant die Ladezeit nach dem Check-in-Schluss der Fähre. Melden Sie Kartons, die von Hand geladen werden, im Voraus. Das Laden von Hand dauert länger als bei Paletten.

Dokumente für eine Ladung nach Schweden oder Norwegen

Eine Möbelladung nach Schweden fährt meist mit drei Dokumenten: CMR-Frachtbrief, Handelsrechnung und Packliste. Schweden und Litauen sind EU-Mitglieder. EU-Waren brauchen daher weder Ausfuhr- noch Einfuhranmeldung. Den CMR-Frachtbrief unterschreiben Absender und Frachtführer bei der Beladung und der Empfänger bei der Zustellung.

Für die Buchhaltung ist der unterschriebene CMR-Frachtbrief meist einer der Nachweise, dass die Ware Litauen verlassen hat. Einen solchen Nachweis braucht man, wenn ein Verkauf in ein anderes EU-Land mit 0 % Mehrwertsteuer abgerechnet wird, als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Nach Artikel 45a der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 gilt die Beförderung als nachgewiesen, wenn der Verkäufer zwei Nachweise hat. Sie dürfen sich nicht widersprechen und müssen von zwei voneinander unabhängigen Parteien stammen. Die Steuerbehörde kann diese Vermutung widerlegen. Ein solches Paar können der unterschriebene CMR-Frachtbrief und ein Bankbeleg über die Zahlung des Transports sein. Das ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung. Welche Dokumente Sie aufbewahren, klären Sie mit Ihrer Buchhaltung. Mehr dazu steht im Ratgeber zum Zoll innerhalb der EU.

Norwegen gehört nicht zur EU-Zollunion. Eine Ladung nach Norwegen braucht daher eine EU-Ausfuhranmeldung und eine norwegische Einfuhranmeldung. Nach allen Incoterms-2020-Klauseln außer EXW ist der Verkäufer für die Ausfuhrformalitäten zuständig. Nach allen Klauseln außer DDP ist der Käufer für die Einfuhrformalitäten zuständig. Klären Sie vor der Beladung mit dem Käufer, wer welche Anmeldung erstellt, und sagen Sie es dem Spediteur.

Seit dem 15. September 2026 müssen dem norwegischen Zoll für jeden Lkw mit Waren spätestens beim Grenzübertritt Digitoll-Daten vorliegen. Dafür ist der Fahrer verantwortlich, der einen Zollvertreter einsetzen kann. Ab dem 1. März 2027 muss spätestens beim Grenzübertritt auch die norwegische Einfuhranmeldung vorliegen. Mehr dazu steht in unserem Blogbeitrag zu Digitoll.

Liefertag und Dokumente danach

Am Liefertag kommt der Lkw im vereinbarten Zeitfenster am Lager des Kunden an, und der Fahrer nennt die Buchungsnummer. Das Lager zählt die Packstücke, prüft ihren äußeren Zustand und unterschreibt den CMR-Frachtbrief. Sichtbare Schäden trägt der Empfänger vor der Unterschrift in den Frachtbrief ein. Verdeckte Schäden meldet der Empfänger dem Frachtführer schriftlich innerhalb von 7 Tagen, Sonn- und Feiertage nicht mitgerechnet.

Nach der Zustellung gibt die Person, die den Lkw gebucht hat, die Kopie des unterschriebenen CMR-Frachtbriefs und die Transportrechnung an die Buchhaltung. Hat der Empfänger einen Vorbehalt in den Frachtbrief eingetragen, bespricht der Vertrieb ihn mit dem Kunden.

Speichern Sie den ersten Transportauftrag als Vorlage. Für die nächsten Ladungen ändern Sie dann nur Termine und Mengen. Kennen Sie die Aufträge des nächsten Monats, nennen Sie dem Spediteur die ganze Menge auf einmal.

So organisiert RNJ Transport die erste Exportladung

RNJ Transport fährt Komplettladungen zwischen Litauen und Schweden mit eigenen Lkw (2 MAN TGX) und Planenaufliegern. Nach Norwegen und in andere Länder fahren Partner-Frachtführer, die wir vor jeder Fahrt prüfen. Ein fester Ansprechpartner verfolgt die ganze Ladung vom Preis bis zur Rechnung. In Ihrem Unternehmen reicht daher eine Person, die mit uns spricht.

Nach Schweden fahren unsere Lkw mit der Fähre ab Klaipėda, wie auf der Seite zur Route nach Schweden beschrieben. Alle Aufträge, CMR-Frachtbriefe und Rechnungen liegen in unserem Transportmanagementsystem. So können wir jede Ladung nachverfolgen. Stammkunden rufen uns mit den Mengen für die nächste Woche an, und wir planen alle Lkw.

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   Preis

   Sie senden Route, Datum und Ladungsgröße über das Preisformular. Wir schlagen Preis und Lkw vor.

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   Schriftlicher Auftrag

   Sie bestätigen den Preis und senden einen schriftlichen Transportauftrag.

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   Kennzeichen von Lkw und Auflieger

   Vor der Beladung senden wir die Kennzeichen von Lkw und Auflieger und die Telefonnummer des Fahrers.

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   Zustellung

   Wir verfolgen die Ladung bis zur Zustellung. Ändert sich die Ankunftszeit, sagen wir Ihnen Bescheid.

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   CMR und eine Rechnung

   Nach der Zustellung senden wir die Kopie des unterschriebenen CMR-Frachtbriefs und eine Rechnung von RNJ Transport.

Checkliste für jede Abteilung, bevor der Lkw ankommt

Tragen Sie bei jeder Zeile den Namen einer Person ein. Jede Abteilung prüft ihre Zeile am Tag vor der Beladung.