Eerste exportlading: het plan van een producent, van order tot CMR

Wie boekt de vrachtwagen voor een exportlading?

Wie de vrachtwagen voor een exportlading boekt, staat in de Incoterms 2020-regel in het verkoopcontract. Bij DAP of CPT boekt en betaalt de verkoper in Litouwen de vrachtwagen. Bij EXW of FCA boekt de koper in het buitenland de vrachtwagen. De eerste transportbeslissing neemt dus de verkoopmanager, als die de prijs en de leveringsvoorwaarde met de klant afspreekt.

In dit artikel gebruiken wij één voorbeeld. Het is een illustratie, geen opdracht van RNJ Transport. Een meubelfabriek bij Kaunas stuurt voor het eerst een complete lading bouwpakketmeubels naar het magazijn van een klant in Zweden. De fabriek verkoopt onder DAP, dus boekt ze de vrachtwagen zelf.

Meubels zijn een groot deel van de Litouwse export naar Zweden. Volgens Eurostat exporteerde Litouwen in 2025 voor 1.603 mln. EUR aan goederen naar Zweden. Bijna een vijfde daarvan, 316 mln. EUR, waren goederen uit hoofdstuk 94 van de douanenomenclatuur: meubels, matrassen, lampen en geprefabriceerde gebouwen.

Taken in uw bedrijf: stap voor stap

Vijf mensen of afdelingen maken de eerste exportlading klaar: verkoop, productie, het magazijn, de persoon die de vrachtwagen boekt, en de boekhouding. Elke stap eindigt als de ene persoon gegevens of een document aan de volgende geeft. De tabel toont negen stappen. Zet bij elke stap de naam van de verantwoordelijke medewerker.

In een klein bedrijf doet één persoon vaak meerdere stappen. Dat werkt, zolang elke stap één vaste persoon heeft.

De lading klaarmaken: productie en magazijn

Productie en magazijn bepalen hoeveel ruimte de lading in de vrachtwagen inneemt. De expediteur heeft vier gegevens nodig: het aantal pallets of dozen, hun afmetingen, het brutogewicht en of de pallets stapelbaar zijn. Daarmee berekent de expediteur de laadmeters. Eén europallet gebruikt 0,4 laadmeter, en een standaard schuifzeiloplegger heeft ongeveer 13,6 laadmeter.

In ons voorbeeld heeft de fabriek 36 europallets met bouwpakketmeubels verpakt. Niet gestapeld zouden ze 36 × 0,4 = 14,4 laadmeter gebruiken. Op de vloer van een standaard schuifzeiloplegger passen maar 33 europallets, dus drie pallets zouden in de fabriek blijven. In twee lagen gestapeld gebruiken 36 pallets 18 vloerplaatsen, dus 18 × 0,4 = 7,2 laadmeter. Alles past in één oplegger, en er blijft 6,4 meter vloer over.

Productie beslist of pallets stapelbaar zijn, omdat zij weet hoe sterk de verpakking is. Markeer op elke pallet of er een andere pallet op mag. Geef de expediteur ook de hoogte van elke pallet door, want twee pallets op elkaar moeten onder het dak van de oplegger passen. Folie, hoekbescherming en het laden beschrijven wij op onze pagina over het vervoer van meubels.

In ons voorbeeld rijdt de vrachtwagen van Kaunas naar Klaipėda en neemt daar de veerboot naar Zweden. De expediteur rekent de laadtijd terug vanaf het moment waarop de check-in voor de veerboot sluit. Meld het op tijd als er dozen met de hand worden geladen, want dat duurt langer dan het laden van pallets.

Documenten voor een lading naar Zweden of Noorwegen

Een lading meubels naar Zweden reist meestal met drie documenten: de CMR-vrachtbrief, de factuur en de paklijst. Zweden en Litouwen zijn lid van de EU, dus EU-goederen hebben geen export- of importaangifte nodig. De afzender en de vervoerder tekenen de CMR-vrachtbrief bij het laden, en de ontvanger tekent bij de levering.

Voor de boekhouding is de getekende CMR-vrachtbrief meestal één van de bewijzen dat de goederen Litouwen hebben verlaten. Dat bewijs is nodig als een verkoop naar een ander EU-land onder het 0%-tarief valt. Volgens artikel 45 bis van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 282/2011 neemt de belastingdienst aan dat de goederen zijn vervoerd, als de verkoper twee bewijzen heeft die elkaar niet tegenspreken en die van twee onafhankelijke partijen komen. De belastingdienst kan toch het tegendeel aantonen. Zo’n paar kan bestaan uit de getekende CMR-vrachtbrief en een bankdocument over de betaling van het transport. Dit is algemene informatie, geen belastingadvies. Overleg met uw boekhouder welke documenten u bewaart. Meer staat in ons artikel over douane binnen de EU.

Noorwegen hoort niet bij de douane-unie van de EU, dus een lading naar Noorwegen heeft een EU-exportaangifte en een Noorse importaangifte nodig. Onder alle Incoterms 2020-regels behalve EXW is de verkoper verantwoordelijk voor de exportformaliteiten. Onder alle regels behalve DDP is de koper verantwoordelijk voor de importformaliteiten. Spreek vóór het laden met de koper af wie elke aangifte maakt, en laat het de expediteur weten.

Sinds 15 september 2026 moet de Noorse douane de Digitoll-gegevens over elke vrachtwagen met goederen uiterlijk bij de grensovergang hebben. De chauffeur is daarvoor verantwoordelijk, en hij kan een douanevertegenwoordiger inschakelen. Vanaf 1 maart 2027 is ook de Noorse importaangifte uiterlijk bij de grensovergang nodig. Meer staat in ons blogartikel over Digitoll.

De leverdag en de documenten daarna

Op de leverdag komt de vrachtwagen binnen het afgesproken tijdvak bij het magazijn van de klant, en de chauffeur noemt het boekingsnummer. Het magazijn telt de colli, bekijkt de buitenkant en tekent de CMR-vrachtbrief. Zichtbare schade zet de ontvanger op de vrachtbrief voordat hij tekent. Schade die niet zichtbaar is, meldt de ontvanger schriftelijk aan de vervoerder binnen 7 dagen, zondagen en feestdagen niet meegerekend.

Na de levering geeft de persoon die de vrachtwagen boekte, een kopie van de getekende CMR-vrachtbrief en de transportfactuur aan de boekhouding. Heeft de ontvanger een opmerking op de vrachtbrief gezet, dan bespreekt de verkoopmanager die met de klant.

Bewaar de eerste transportopdracht als sjabloon. Voor de volgende ladingen past u dan alleen de datums en de aantallen aan. Kent u de orders voor de volgende maand, geef de expediteur dan het hele volume in één keer door.

Een eerste exportlading met RNJ Transport

RNJ Transport vervoert complete ladingen tussen Litouwen en Zweden met onze eigen vrachtwagens (2 MAN TGX) en schuifzeilopleggers. Naar Noorwegen en andere landen rijden partnervervoerders, en wij controleren elke partner vóór elke lading. Eén contactpersoon volgt de hele lading, van de prijs tot de factuur. In uw bedrijf is dus één persoon genoeg om met ons te praten.

Naar Zweden nemen onze vrachtwagens de veerboot vanuit Klaipėda, zoals staat op onze pagina over de route naar Zweden. Alle opdrachten, CMR-vrachtbrieven en facturen staan in ons transportmanagementsysteem, dus wij kunnen elke lading terugvinden. Vaste klanten bellen ons met de volumes voor de volgende week, en wij plannen alle vrachtwagens.

1. 1

   Prijs

   U stuurt de route, de datum en de omvang van de lading via het prijsformulier. Wij bieden een prijs en een vrachtwagen aan.

2. 2

   Schriftelijke opdracht

   U bevestigt de prijs en stuurt een schriftelijke transportopdracht.

3. 3

   Kentekens van trekker en oplegger

   Vóór het laden sturen wij de kentekens van trekker en oplegger en het telefoonnummer van de chauffeur.

4. 4

   Levering

   Wij volgen de lading tot de levering. Verandert de aankomsttijd, dan laten wij het u weten.

5. 5

   CMR en één factuur

   Na de levering sturen wij een kopie van de getekende CMR-vrachtbrief en één factuur van RNJ Transport.

Checklist per afdeling voordat de vrachtwagen komt

Zet bij elke regel de naam van een medewerker. Elke afdeling controleert haar regel op de dag vóór het laden.