Przetarg transportowy: jak zapytać spedytorów o ceny na relacjach

Kiedy przeglądać ceny na relacjach

Ceny na relacjach warto przejrzeć przed końcem rocznych umów transportowych, aby nowe ceny były gotowe na początek kolejnego okresu. Wiele firm przegląda relacje w czwartym kwartale, a nowe ceny obowiązują od stycznia. Przegląd warto zrobić także przy nowej relacji, przy dużej zmianie wolumenu lub gdy zmieniają się opłaty drogowe na trasie.

Przetargi są popularnym sposobem zakupu usług transportowych. Według wstępnych danych badania Ti z 26 marca 2026 r. prawie 44% respondentów szuka przewoźników głównie na liście zatwierdzonych dostawców, a 30% organizuje tradycyjne przetargi. Respondenci to nadawcy, firmy handlowe, producenci i inni właściciele ładunków. Badanie obejmuje cały transport towarów, nie tylko drogowy.

Na relacjach do i z Holandii oraz Litwy ważne są dwie opłaty drogowe. Od 1 lipca 2026 r. Holandia pobiera od ciężarówek powyżej 3,5 tony opłatę za każdy kilometr na prawie wszystkich autostradach i na niektórych drogach prowincjonalnych i lokalnych. Od 1 stycznia 2027 r. na Litwie winiety zastępuje Via Toll, czyli opłata za kilometr na płatnych drogach o znaczeniu krajowym. Warto zapytać każdego spedytora, jak jego cena na relacji uwzględnia obie opłaty. Stawki podajemy we wpisach o Via Toll i o holenderskiej opłacie drogowej.

Pakiet zapytania ofertowego do przetargu

Pakiet zapytania daje wszystkim spedytorom te same fakty i te same zasady. Składa się z krótkiego listu przewodniego, jednej tabeli dla każdej relacji, wzoru oferty i terminów. Spedytor może wycenić tylko to, co przeczyta, więc każda relacja potrzebuje własnych wolumenów, sprzętu i godzin załadunku. Wzór tabeli dla jednej relacji znajdą Państwo na końcu poradnika.

Listę relacji warto przygotować na podstawie ubiegłorocznych zleceń transportowych lub faktur. Ładunki z tego samego rejonu załadunku i tego samego rejonu dostawy należy połączyć w jedną relację. Następnie warto policzyć ładunki w każdym miesiącu i zaznaczyć tygodnie szczytu. Spedytor planuje ciężarówki według tych liczb, więc realna prognoza pomaga utrzymać cenę przez cały rok.

Pakiet należy wysłać tego samego dnia do wszystkich spedytorów z Państwa listy. Na każde pytanie warto odpowiedzieć na piśmie i wysłać odpowiedź wszystkim spedytorom, aby każda oferta opierała się na tych samych faktach. Relacje z ładunkami częściowymi warto oznaczyć. Niektórzy spedytorzy wyceniają tylko ładunki całopojazdowe, a RNJ Transport jest jednym z nich.

Warunki cenowe na cały okres umowy

Cena na relacji jest stabilna, gdy jej warunki są jasne. Należy podać, jak długo cena ma obowiązywać, dla jakiego wolumenu i co się dzieje, gdy zmienia się cena oleju napędowego lub opłata drogowa. W tej samej ofercie warto zapytać o czas postoju i termin płatności. Wtedy spedytor może utrzymać cenę, gdy jeden miesiąc różni się od planu.

Warto poprosić każdego spedytora o pisemną odpowiedź na każdy warunek z listy poniżej, w tabeli relacji. Jeśli w ofercie brakuje warunku, trzeba o niego zapytać przed oceną oferty.

• Ważność: okres, na który obowiązuje cena, na przykład rok kalendarzowy, i data, od której każda strona może poprosić o przegląd ceny.
• Wolumen: liczba ładunków w miesiącu, której dotyczy cena, i co się dzieje, gdy wysyłają Państwo mniej lub więcej ładunków.
• Paliwo: stała cena albo klauzula paliwowa z ceną bazową, udziałem paliwa i źródłem ceny. Nasz kalkulator dopłaty paliwowej pokazuje, ile dodaje taka klauzula.
• Opłaty drogowe: jak cena uwzględnia nową lub zmienioną opłatę, na przykład Via Toll na Litwie od 1 stycznia 2027 r.
• Postój: bezpłatne godziny przy załadunku i rozładunku oraz cena każdej dodatkowej godziny.
• Termin płatności: od niego zależy cena. Zgodnie z dyrektywą UE 2011/7/UE termin płatności między firmami wynosi najwyżej 60 dni kalendarzowych, chyba że umowa wyraźnie przewiduje dłuższy termin i nie jest on rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela.

Ocena ofert i ładunek testowy

Każdą ofertę należy ocenić według tej samej tabeli, a wagę każdego wiersza ustalić przed otwarciem ofert. Liczy się cena za ładunek, ale także warunki cenowe, obsługa i dokumenty. Poradnik „Jak wybrać spedytora” pokazuje, jak porównać pozycje ceny jedna do jednej. Ten poradnik dodaje ocenę dla każdej relacji.

Każdy wiersz dostaje 0, 1 lub 2 punkty: 2, gdy oferta w pełni spełnia wiersz, 1, gdy spełnia go częściowo, i 0, gdy wiersza brakuje. Punkty należy pomnożyć przez ustaloną wagę. Każdą relację warto ocenić osobno, bo jeden spedytor może być mocny na jednej relacji i słabszy na innej.

Zanim przyznają Państwo relację spedytorowi, z którym jeszcze nie pracowali, warto zlecić jeden ładunek testowy na tej relacji. Ładunek należy ocenić według karty oceny z poradnika „Jak wybrać spedytora”: godziny załadunku i dostawy, dane ciężarówki, informacje o zmianach, kopia podpisanego listu CMR i faktura. Wynik trafia do ostatniego wiersza tabeli.

Spedytor główny i rezerwowy dla każdej relacji

Każdą relację warto przyznać spedytorowi głównemu i spedytorowi rezerwowemu. Spedytor główny dostaje większość ładunków i planuje ciężarówki pod Państwa wolumen. Spedytor rezerwowy dostaje kilka ładunków co miesiąc, więc zna Państwa towar, rampy i dokumenty. Gdy spedytor główny nie ma wolnej ciężarówki, ładunek po uzgodnionej cenie przejmuje spedytor rezerwowy.

Wybór dla każdej relacji należy potwierdzić na piśmie. Warto też poinformować spedytorów, których Państwo nie wybrali, z krótkim podziękowaniem i datą kolejnego przeglądu. Pisemne potwierdzenie obejmuje punkty z listy poniżej.

RNJ Transport może być spedytorem głównym lub rezerwowym na naszych głównych trasach: z Holandii i Belgii na Litwę i Łotwę, między Litwą a Szwecją i Norwegią oraz między Niemcami a krajami bałtyckimi. Nasze 2 własne ciągniki MAN TGX z naczepami typu firanka wożą głównie ładunki całopojazdowe między Litwą a Szwecją. Każdy ładunek ma jedną osobę kontaktową i jedną fakturę, a każdego przewoźnika partnerskiego sprawdzamy przed każdym przewozem. Stali klienci dzwonią do nas z wolumenem na kolejny tydzień, a my organizujemy wszystkie ciężarówki.

• Relacja, okres i cena za ładunek ze wszystkimi dodatkowymi pozycjami
• Podział wolumenu między spedytora głównego i rezerwowego
• Warunki cenowe: ważność, klauzula paliwowa, opłaty drogowe, postój i termin płatności
• Zasady zleceń: kto wysyła pisemne zlecenie transportowe, na jaki adres i z jakim wyprzedzeniem
• Osoby kontaktowe po obu stronach, z zastępcą na czas urlopów

Przegląd po pierwszych miesiącach

Każdą relację warto przejrzeć po pierwszych miesiącach z nowymi cenami, na przykład po pierwszym kwartale. Należy porównać wysłane ładunki z prognozą w tabeli relacji, liczbę ładunków przyjętych przez każdego spedytora po uzgodnionej cenie i oceny każdego ładunku. Potem warto uzgodnić na piśmie każdą zmianę: podział wolumenu, prognozę lub warunek cenowy.

Liczbami warto podzielić się z każdym spedytorem. Gdy obie strony widzą te same liczby, spedytor może zaplanować ciężarówki na kolejne miesiące, a następny roczny przegląd zaczyna się od faktów.

• Wolumen: ładunki wysłane na każdej relacji w porównaniu z prognozą.
• Przyjęte ładunki: ile ładunków spedytor główny przyjął po uzgodnionej cenie, a ile trafiło do spedytora rezerwowego.
• Obsługa: oceny godzin załadunku i dostawy, informacji o zmianach i dokumentów.
• Warunki cenowe: zmiany według klauzuli paliwowej i każda zmieniona opłata drogowa.
• Kolejny rok: relacje do dodania lub usunięcia i data następnego przeglądu.

Tabela zapytania ofertowego dla jednej relacji

Tabelę należy skopiować dla każdej relacji i wypełnić ostatnią kolumnę. Ten sam plik warto wysłać do wszystkich spedytorów z Państwa listy i poprosić każdego o odpowiedź na pozycje cenowe w tej samej tabeli.