Aanbesteding transport: prijzen per route vragen aan expediteurs

Het moment voor een tariefronde

Houd een tariefronde voordat uw jaarlijkse transportafspraken aflopen. Dan zijn de nieuwe prijzen klaar als de volgende periode begint. Veel bedrijven herzien hun routes in het vierde kwartaal, met nieuwe prijzen vanaf januari. Herzie een route ook als u een nieuwe route opent, als het volume sterk verandert, of als de wegenheffingen op de route veranderen.

Aanbestedingen zijn een gewone manier om vervoer in te kopen. Volgens voorlopige cijfers uit een enquête van Ti (26 maart 2026) zoekt bijna 44% van de respondenten vervoerscapaciteit vooral via een lijst van voorkeursleveranciers, en 30% vooral via klassieke aanbestedingen. De respondenten zijn verladers, handelsbedrijven, producenten en andere ladingeigenaren. De enquête gaat over vracht in het algemeen, niet alleen over wegtransport.

Voor routes van en naar Nederland en Litouwen tellen twee wegenheffingen. Sinds 1 juli 2026 betalen vrachtwagens boven 3,5 ton in Nederland de vrachtwagenheffing per kilometer, op bijna alle snelwegen en op sommige provinciale en gemeentelijke wegen. Vanaf 1 januari 2027 vervangt Via Toll in Litouwen het vignet door een heffing per kilometer op tolwegen van nationaal belang. Vraag elke expediteur hoe zijn routeprijs beide heffingen dekt. De tarieven staan in onze blogartikelen over Via Toll en over de Nederlandse vrachtwagenheffing.

Aanvraagpakket voor een aanbesteding per route

Een aanvraagpakket geeft elke expediteur dezelfde feiten en dezelfde regels. Het bestaat uit een korte begeleidende brief, één tabel per route, het offerteformat en de data. Een expediteur kan alleen een prijs geven voor wat hij leest. Daarom heeft elke route eigen volumes, eigen materieel en eigen laadtijden nodig. Het sjabloon aan het einde van dit artikel is de tabel voor één route.

Maak de routelijst uit de transportopdrachten of facturen van vorig jaar. Zet ladingen met hetzelfde laadgebied en hetzelfde losgebied samen in één route. Tel de ladingen per maand en markeer de drukke weken. Een expediteur plant zijn vrachtwagens met deze cijfers. Een realistische prognose helpt dus om de prijs het hele jaar te houden.

Stuur het pakket op dezelfde dag naar elke expediteur op uw lijst. Beantwoord elke vraag schriftelijk en stuur het antwoord naar alle expediteurs. Dan rust elke offerte op dezelfde feiten. Markeer de routes met deelladingen. Sommige expediteurs bieden alleen complete ladingen aan, en RNJ Transport is er één van.

Prijsvoorwaarden voor de hele contractperiode

Een routeprijs blijft geldig als de voorwaarden eromheen duidelijk zijn. Zeg hoelang de prijs moet gelden, voor welk volume, en wat er gebeurt als de dieselprijs of een wegenheffing verandert. Vraag in dezelfde offerte naar de wachttijd en de betalingstermijn. Dan kan een expediteur zijn prijs houden als een maand anders loopt dan gepland.

Vraag elke expediteur om elke voorwaarde hieronder schriftelijk te beantwoorden, in de routetabel. Ontbreekt een voorwaarde in een offerte? Stel er dan een vraag over voordat u de offerte scoort.

• Geldigheid: de periode waarvoor de prijs geldt, bijvoorbeeld een kalenderjaar, en de datum waarop elke partij om een herziening kan vragen.
• Volume: het aantal ladingen per maand waarvoor de prijs geldt, en wat er gebeurt als u minder of meer ladingen stuurt.
• Diesel: een vaste prijs, of een dieselclausule met een referentieprijs, een brandstofaandeel en een bron voor de dieselprijs. Onze calculator voor de dieseltoeslag laat zien wat zo’n clausule toevoegt.
• Wegenheffingen: hoe de prijs een nieuwe of gewijzigde tol dekt, zoals Via Toll in Litouwen vanaf 1 januari 2027.
• Wachttijd: de gratis uren bij laden en bij lossen, en de prijs van elk extra uur.
• Betalingstermijn: de prijs hangt ervan af. Volgens EU-richtlijn 2011/7/EU is een betalingstermijn tussen bedrijven hooguit 60 kalenderdagen, tenzij het contract uitdrukkelijk een langere termijn afspreekt en die niet kennelijk onbillijk is voor de schuldeiser.

Offertes scoren en de proeflading

Scoor elke offerte met dezelfde tabel, en bepaal het gewicht van elke regel voordat u de offertes opent. De prijs per lading telt, maar ook de prijsvoorwaarden, de dienstverlening en de documenten. Ons artikel ‘Een expediteur kiezen’ laat zien hoe u prijsregels op gelijke basis vergelijkt. Dit artikel voegt de score per route toe.

Geef elke regel 0, 1 of 2 punten: 2 als de offerte volledig aan de regel voldoet, 1 als ze er deels aan voldoet, en 0 als de regel ontbreekt. Vermenigvuldig de punten met het gewicht dat u heeft bepaald. Scoor elke route apart. Eén expediteur kan sterk zijn op de ene route en zwakker op een andere.

Gunt u een route aan een expediteur waarmee u nog niet werkt? Boek dan eerst één proeflading op die route. Beoordeel die met de beoordelingstabel uit ons artikel ‘Een expediteur kiezen’: laad- en levertijden, gegevens van de vrachtwagen, berichten over veranderingen, de kopie van de getekende CMR en de factuur. Zet het resultaat in de laatste regel van de tabel.

Hoofd- en reserve-expediteur per route

Gun elke route aan een hoofdexpediteur en een reserve-expediteur. De hoofdexpediteur krijgt de meeste ladingen en plant vrachtwagens voor uw volume. De reserve-expediteur krijgt elke maand een paar ladingen. Zo kent die uw goederen, laaddocks en documenten. Heeft de hoofdexpediteur geen vrije vrachtwagen, dan neemt de reserve-expediteur de lading tegen de afgesproken prijs.

Bevestig de gunning per route schriftelijk. Laat het ook de expediteurs weten die u niet koos, met een kort bedankje en de datum van de volgende tariefronde. De schriftelijke gunning noemt de punten hieronder.

RNJ Transport kan hoofd- of reserve-expediteur zijn op onze hoofdroutes: Nederland en België naar Litouwen en Letland, Litouwen van en naar Zweden en Noorwegen, en Duitsland van en naar de Baltische staten. Onze eigen 2 MAN TGX-trekkers met schuifzeilopleggers rijden vooral complete ladingen tussen Litouwen en Zweden. Elke lading krijgt één contactpersoon en één factuur, en wij controleren elke partnervervoerder vóór elke lading. Vaste klanten bellen ons met het volume voor de volgende week, en wij regelen alle vrachtwagens.

• De route, de periode en de prijs per lading, met elke extra regel
• De verdeling van het volume tussen de hoofd- en de reserve-expediteur
• De prijsvoorwaarden: geldigheid, dieselclausule, wegenheffingen, wachttijd en betalingstermijn
• De werkwijze voor opdrachten: wie de schriftelijke transportopdracht stuurt, naar welk adres en hoe vroeg
• Contactpersonen aan beide kanten, met een vervanger voor vakanties

Evaluatie na de eerste maanden

Evalueer elke route na de eerste maanden met de nieuwe prijzen, bijvoorbeeld na het eerste kwartaal. Vergelijk de ladingen die u stuurde met de prognose in de routetabel. Kijk hoeveel ladingen elke expediteur tegen de afgesproken prijs nam, en bekijk de scores van elke lading. Spreek daarna elke wijziging schriftelijk af: de verdeling van het volume, de prognose of een prijsvoorwaarde.

Deel de cijfers met elke expediteur. Als beide partijen dezelfde cijfers zien, kan de expediteur vrachtwagens plannen voor de komende maanden. De volgende jaarlijkse tariefronde begint dan met feiten.

• Volume: de ladingen die u per route stuurde, tegenover de prognose.
• Geaccepteerde ladingen: hoeveel ladingen de hoofdexpediteur tegen de afgesproken prijs nam, en hoeveel naar de reserve-expediteur gingen.
• Dienstverlening: de scores voor laad- en levertijden, berichten over veranderingen en documenten.
• Prijsvoorwaarden: wijzigingen door de dieselclausule en elke wegenheffing die veranderde.
• Volgend jaar: de routes die erbij komen of vervallen, en de datum van de volgende tariefronde.

Tabel voor een offerteaanvraag per route

Kopieer de tabel voor elke route en vul de laatste kolom in. Stuur hetzelfde bestand naar elke expediteur op uw lijst. Vraag elke expediteur om de prijsregels in dezelfde tabel te beantwoorden.