KSeF en Polonia: facturas para compradores extranjeros y cambios del 1 de enero de 2027

Fechas de KSeF de 2026 a 2028

KSeF, en polaco Krajowy System e-Faktur, es el sistema nacional de Polonia para facturas electrónicas estructuradas. Las empresas con ventas en 2024 de más de 200 millones de zł con IVA emiten sus facturas en KSeF desde el 1 de febrero de 2026. Las demás empresas lo hacen desde el 1 de abril de 2026. Hasta el 31 de diciembre de 2026, una empresa puede emitir facturas fuera de KSeF mientras sumen 10.000 zł al mes o menos.

El límite de 10.000 zł suma las ventas con IVA de las facturas emitidas en un mes. Cuando una empresa supera el límite, la factura que lo supera y todas las siguientes pasan por KSeF. Las facturas de cajas registradoras también pueden quedar fuera de KSeF hasta el 31 de diciembre de 2026.

Dos fechas más importan para 2027. Desde el 1 de enero de 2027, un comprador registrado en Polonia como contribuyente activo del IVA indica el número KSeF en la transferencia bancaria a otro contribuyente polaco del IVA. Según la ley actual, las sanciones de KSeF también empiezan el 1 de enero de 2027. El 20 de octubre de 2026, el Gobierno polaco envió al Sejm un proyecto de ley que retrasa esta fecha al 1 de enero de 2028. El proyecto tuvo su primera lectura el 21 de octubre de 2026. El Ministerio de Finanzas dice que la obligación de usar KSeF no cambia.

Facturas para compradores de fuera de Polonia

Un vendedor polaco emite la factura en KSeF también cuando el comprador está en el extranjero. El Ministerio de Finanzas dice que las facturas de entregas a otros países de la UE, de exportaciones y de servicios a empresas extranjeras pasan por KSeF. Un comprador extranjero sin número fiscal polaco no puede entrar en KSeF, así que el vendedor le envía la factura por una vía acordada.

La vía acordada puede ser un PDF por correo electrónico, un enlace o una copia en papel. Según el artículo 106gb de la ley polaca del IVA, el vendedor marca esa factura con un código QR. El código da acceso a la factura en KSeF y permite al comprador comprobar sus datos. El Ministerio de Finanzas dice que, para este comprador, el documento que recibe es la factura.

La fecha de recepción también es distinta. Para un comprador polaco con número fiscal, la factura se considera recibida el día en que KSeF le asigna un número KSeF. Para un comprador extranjero, se considera recibida el día en que le llega. En el ejemplo del ministerio, KSeF numeró la factura el 1 de febrero de 2026 y el comprador recibió el PDF por correo electrónico el 3 de febrero de 2026. La fecha de recepción es el 3 de febrero.

Cómo comprobar una factura KSeF con el código QR

El código QR de una factura KSeF es un enlace a esa factura en KSeF. El comprador lo escanea con el móvil, sin iniciar sesión. Si la factura está en KSeF, la página muestra su número KSeF, el número fiscal del vendedor, la fecha de emisión y la fecha en que KSeF la recibió. Si no está, la página lo indica.

Para descargar el archivo, el comprador escribe tres datos de la factura: el número de factura que le dio el vendedor, el identificador fiscal del comprador o una nota de que no lo tiene, y el importe total a pagar. Tras varios intentos fallidos seguidos, KSeF bloquea durante un tiempo la descarga de esa factura.

Mire el texto bajo el código. Una factura que ya está en KSeF muestra su número KSeF bajo el código QR. Una factura emitida sin conexión y aún no enviada a KSeF lleva dos códigos, marcados OFFLINE y CERTYFIKAT. El segundo código confirma quién emitió la factura. En el modo offline24, el vendedor envía la factura a KSeF a más tardar el siguiente día laborable.

Hay una segunda vía sin el código QR. En la página de acceso anónimo de KSeF, el comprador escribe el número KSeF, el número de factura, el identificador fiscal del comprador, el nombre del comprador y el importe total a pagar.

Transportistas polacos y transitarios lituanos

Un transportista polaco que factura a un transitario lituano emite la factura en KSeF. Después se la envía al transitario por la vía acordada, con el código QR. Desde el 1 de enero de 2027, ya no existe la excepción de 10.000 zł. Un transportista pequeño que en 2026 emitía sus pocas facturas fuera de KSeF pasa entonces a emitirlas en KSeF.

KSeF guarda las facturas durante 10 años desde el final del año de emisión, según el artículo 112aa de la ley polaca del IVA. El comprador extranjero sigue guardando la factura que recibió, como exigen las normas de su país. Cómo se aplica el IVA a un servicio de transporte entre Polonia y Lituania depende de los hechos de cada caso. Pregunte a su asesor fiscal.

Una empresa extranjera registrada a efectos del IVA en Polonia, sin sede ni establecimiento permanente allí, no tiene que emitir facturas en KSeF, según el Ministerio de Finanzas. Lo mismo vale cuando su establecimiento permanente en Polonia no participa en la venta. Aun así, esa empresa puede usar KSeF si quiere.

RNJ Transport planifica cargas de los Países Bajos, Bélgica y Alemania a los países bálticos. Estas rutas cruzan Polonia, y muchas de estas cargas las llevan transportistas colaboradores. Usted trata con una sola persona de contacto y recibe una sola factura de RNJ Transport, también cuando el camión es de un transportista colaborador.

Pasos antes del 1 de enero de 2027

Un comprador de fuera de Polonia tiene tres tareas con sus proveedores y transportistas polacos. Acuerde con cada proveedor cómo le llegan las facturas. Compruebe el número KSeF y el código QR de cada factura. Guarde la factura tal como la recibió. Si su empresa tiene registro del IVA en Polonia, pregunte también a su asesor fiscal por el número KSeF en las transferencias bancarias desde el 1 de enero de 2027.

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   Acuerde la vía de envío

   Dé a cada proveedor polaco una dirección de correo electrónico para facturas, o acuerde copias en papel.

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   Compruebe el número KSeF

   El número aparece bajo el código QR. La palabra OFFLINE significa que la factura aún no está en KSeF.

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   Escanee el código QR

   La página muestra si la factura está en KSeF, con sus datos básicos.

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   Guarde la factura

   Guarde el archivo o la copia en papel como exijan sus normas contables.

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   Pregunte a su asesor fiscal

   Pregunte por el IVA de la factura y, si tiene registro del IVA en Polonia, por las transferencias bancarias.

Lista de control: facturas de proveedores y transportistas polacos

Use esta lista cuando un proveedor o un transportista polaco le envíe facturas KSeF. Consulte a su asesor fiscal cualquier caso que dependa de los datos de su empresa.