Wat is een CMR-vrachtbrief

De CMR-vrachtbrief en het CMR-verdrag

De CMR-vrachtbrief is het standaarddocument voor internationaal wegvervoer. Hij bevestigt het contract tussen de afzender en de vervoerder. De regels komen uit het CMR-verdrag, op 19 mei 1956 in Genève ondertekend. Op de vrachtbrief staat wie de goederen verstuurt, vervoert en ontvangt, en om welke goederen het gaat. In de praktijk heet hij vaak gewoon de CMR.

Wanneer een CMR-vrachtbrief verplicht is

Een CMR-vrachtbrief is verplicht als goederen tegen betaling over de weg tussen twee verschillende landen gaan. Minstens één van die twee landen moet partij zijn bij het CMR-verdrag. Het land waar de bedrijven gevestigd zijn, telt niet. Wat telt, zijn de laadplaats en de losplaats in het contract. Dezelfde regel geldt voor vervoer tussen twee EU-landen.

Exemplaren en handtekeningen

Volgens artikel 5 van het CMR-verdrag heeft de vrachtbrief drie originele exemplaren. De afzender en de vervoerder tekenen ze. Het eerste exemplaar blijft bij de afzender. Het tweede exemplaar reist met de goederen mee naar de ontvanger. De vervoerder houdt het derde exemplaar. Handtekeningen mogen gedrukt zijn of vervangen door stempels, als de wet van het land waar de vrachtbrief is opgemaakt dat toestaat.

Bij de levering tekent en stempelt de ontvanger de vrachtbrief, met plaats, datum en tijd. De afzender of de vervoerder kan een aparte vrachtbrief vragen voor elk voertuig, of voor elke soort of partij goederen.

Gegevens op de vrachtbrief en wie ze levert

Artikel 6 van het CMR-verdrag noemt 11 gegevens die op elke vrachtbrief moeten staan. De afzender is voor de meeste verantwoordelijk: de gegevens van afzender en ontvanger, de laad- en losplaats, de goederen, de colli, het gewicht en de instructies voor de douane. Vult de vervoerder deze gegevens in op verzoek van de afzender? Dan geldt dat de vervoerder dat namens de afzender heeft gedaan.

Waar nodig staan er nog zeven gegevens op de vrachtbrief. Dat zijn een verbod op overlading, de kosten die de afzender betaalt, een rembours, een aangegeven waarde of een bijzonder belang bij de aflevering, instructies voor de verzekering, de termijn voor het vervoer en een lijst van de documenten die de vervoerder heeft gekregen.

• Plaats en datum van de vrachtbrief
• Naam en adres van de afzender
• Naam en adres van de vervoerder
• Plaats en datum van inontvangstneming van de goederen, en de plaats van aflevering
• Naam en adres van de ontvanger
• Gebruikelijke benaming van de goederen en de wijze van verpakking. Voor gevaarlijke goederen hun algemeen erkende benaming.
• Aantal colli, met hun merken en nummers
• Brutogewicht of een andere hoeveelheid
• Kosten van het vervoer, zoals de vrachtprijs, bijkomende kosten en douanerechten
• Instructies voor de douane en andere formaliteiten
• Een vermelding dat het CMR-verdrag geldt

Voorbehouden van de vervoerder en claims

Volgens artikel 8 controleert de vervoerder de goederen bij het laden. De vervoerder controleert het aantal colli, de merken en nummers, en de zichtbare staat van de goederen en de verpakking. Klopt er iets niet, dan schrijft de vervoerder voorbehouden op de vrachtbrief, met de reden. Een voorbehoud bindt de afzender alleen als de afzender er op de vrachtbrief mee instemt.

Voorbehouden tellen bij een claim. Zonder voorbehouden wordt aangenomen dat de goederen bij het laden in goede staat waren en dat het aantal colli klopte met de vrachtbrief. Zo kan de eigenaar van de lading makkelijker bewijzen dat de schade onderweg is ontstaan. Een voorbehoud zoals ‘natte dozen’ heft dat vermoeden op voor dat punt.

Wat een getekende CMR-vrachtbrief bewijst voor de afzender

Een CMR-vrachtbrief met de handtekening van de ontvanger toont dat de goederen zijn aangekomen, en waar en wanneer. U kunt hem aan uw klant laten zien als bewijs van levering. De vrachtbrief is ook bewijs van het contract en van de staat van de goederen op het moment dat de vervoerder ze ontving.

Sinds 1 januari 2020 noemen de EU-btw-regels de CMR-vrachtbrief als bewijs van vervoer bij een levering met 0% btw aan een ander EU-land. Om deze regel te gebruiken, heeft de verkoper twee bewijsstukken nodig die elkaar niet tegenspreken. Twee partijen die onafhankelijk zijn van elkaar, van de verkoper en van de koper, moeten ze afgeven. Een CMR-vrachtbrief samen met een bankafschrift van de betaling voor het vervoer kan genoeg zijn. Vraag uw boekhouder welke documenten u moet bewaren.

Bij RNJ Transport krijgt u na de levering een kopie van de getekende CMR-vrachtbrief. Bewaar die bij onze factuur voor deze lading.

Elektronische CMR-vrachtbrief (e-CMR)

Een e-CMR is een CMR-vrachtbrief die elektronisch is opgemaakt. Het Aanvullend Protocol bij het CMR-verdrag, in 2008 in Genève aangenomen, maakt dat mogelijk. Een e-CMR moet dezelfde gegevens bevatten als een papieren vrachtbrief. De partijen tekenen hem met een betrouwbare elektronische handtekening. Als hij aan deze regels voldoet, heeft een e-CMR dezelfde bewijskracht als papier.

Litouwen heeft het protocol geratificeerd. De VN vermeldt de ratificatie op 7 maart 2011. Het protocol is op 5 juni 2011 in werking getreden. De partijen moeten ook afspreken hoe zij de e-CMR opmaken en wijzigen, en hoe zij de levering bevestigen. Controleer vooraf de status van elk land op de route.

Een CMR-vrachtbrief opstellen voor uw lading

Een juiste CMR-vrachtbrief begint met juiste gegevens van de afzender. Volg deze vijf stappen bij elke internationale lading, van de boeking tot de levering. Volg ze ook als de vervoerder of de expediteur de vrachtbrief invult. Elke stap beschermt een recht dat u heeft volgens het CMR-verdrag, of helpt u bij een btw-controle.

1. 1

   Geef alle gegevens door

   Geef de namen en adressen van afzender en ontvanger, beide plaatsen, de goederen, de colli, het brutogewicht en de documenten.

2. 2

   Controleer de vrachtbrief bij het laden

   Vergelijk het aantal colli, de merken en het gewicht met uw lading. Lees de voorbehouden van de vervoerder voordat u tekent.

3. 3

   Teken en bewaar het eerste exemplaar

   Teken of stempel de vrachtbrief. Bewaar het eerste exemplaar, want dat heeft u nodig om de leverinstructies onderweg te wijzigen.

4. 4

   Vraag de ontvanger om de goederen te controleren

   De ontvanger schrijft zichtbare schade op de vrachtbrief voordat hij tekent. Voor schade die niet zichtbaar is, stuurt de ontvanger binnen 7 dagen schriftelijke voorbehouden naar de vervoerder. Zon- en feestdagen tellen niet mee.

5. 5

   Bewaar de getekende CMR-vrachtbrief

   Bewaar de getekende CMR-vrachtbrief bij de factuur. Het is uw bewijs van levering en uw bewijs van vervoer voor de btw.

Checklist voor de velden van de CMR-vrachtbrief

Controleer met deze tabel de CMR-vrachtbrief voordat de vrachtwagen vertrekt. De vaknummers verschillen per versie van het formulier. Daarom noemt de tabel de velden bij hun naam.